Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Передача дел главным бухгалтером при увольнении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Начальство должно продумать механизм передачи бухгалтерских обязанностей еще до того, как он пригодится, ведь работа бухгалтерии не должна прерываться. Законодательно этот порядок не оговорен, но обычно процедура передачи дел инициируется приказом директора, составляемым в свободной форме.
Шаг 6. Акт приема-передачи дел
Из-за пробелов законодательства по такому важному вопросу, как увольнение главбуха, допустимо под заголовком «Акт приема-передачи» и списка участвующих в подписании лиц привести в свободной форме перечень документов и ценностей, за хранение которых отвечает непосредственно главбух. Например, список документов может быть таким:
- все виды внешней и внутренней отчетности (из неочевидных можно назвать, например, статистическую, также вполне может присутствовать в списке и управленческая отчетность);
- локальные нормативные акты, включая учетную политику, если главный бухгалтер хранил у себя необходимые для работы бухгалтерии оригиналы, подписанные генеральным директором;
- ключи от сейфов;
- е-токены, рутокены и другие носители информации, если именно на них записаны сертификаты ключей ЭЦП для банка, налоговой и других нужд (вполне возможно, что ключи записаны непосредственно на компьютер главного бухгалтера);
- бумажные носители переписки с контролирующими органами (например, акты сверки с подписями представителей налоговой инспекции).
Если взаимодействие с налоговой происходит по ТКС, передача дел будет значительно упрощена, распечатывать из системы ничего не нужно, все и так в ней зафиксировано.
Количество передаваемых документов и периоды, за которые они составлены, можно указать:
- непосредственно в самом акте;
- в приложениях к акту, а в самом акте отразить группировку передаваемых документов.
Главбух сказал «Прощайте»!
В отличие от обычного бухгалтера в должностные обязанности главбуха входит подготовка отчетности, а иногда и ее подписание. Несмотря на это, он наравне с обычными работниками может и должен увольняться на общих основаниях, если речь идет о его лично инициативе. Согласно предписаниям ТК РФ, увольнение допустимо в том случае, если работник обратился с заявлением на имя генерального директора за 2 недели до предполагаемого ухода. После составления необходимой бумаги некоторые наши коллеги принимают активное участие в поиске своего «преемника» — ТК РФ это не воспрещает. При этом обязанность «передать дела» за главбухом закреплена на законодательном уровне. В частности, за эти две недели необходимо провести инвентаризацию, ознакомить нового сотрудника с имеющейся документацией, ввести в курс происходящих в компании событий, дать соответствующие рекомендации по работе с клиентами компании (часто на главбухов возложена обязанность вести диалог с контрагентами). Только после выполнения всех перечисленных действий он может покинуть свою должность по собственному желанию. В том случае, если в данный период главный бухгалтер станет халатно относиться к своим должностным обязанностям, генеральный директор имеет право его уволить уже «по статье», а таких оснований, как выяснилось, в трудовом законодательстве более, чем предостаточно.
Резюмируя вышесказанное, хочется отметить, что увольнение главного бухгалтера должно стать для директора своеобразным двухнедельным марафоном, при котором каждая деталь должна быть важна. В течение этого периода необходимо максимально пристально следить за работой своего главного бухгалтера, что в дальнейшем позволит обеспечить хорошую базу для «новичка», а также выявить проблемы, которые мог ли бы причинить ущерб компании в дальнейшем. То, на что раньше директор мог «закрыть глаза», должно теперь стать объектом пристального внимания. Главное, не переборщить: если главного бухгалтера директор увольняет сам, то, пожалуй, не стоит доводить контроль до состояния тотального надзора. Тогда главбух уж точно не пожалеет, что покидает данную организацию.
Удачи, дорогие коллеги! Желаем вам увольняться только собственному желанию и только тогда, когда в этом есть существенная потребность.
Передача дел при увольнении главного бухгалтера
Передача дел, как правило, осуществляется через комиссию. В состав комиссии, входят три и более человек. Туда обязательно должен быть включен сотрудник, разбирающийся в бухгалтерских документах. Это может быть, как кто-то из работников предприятия, так и приглашенный специалист, либо кандидат на должность главного бухгалтера.
Для того чтобы комиссия могла принять все документы, у нее должен быть список дел, которые хранятся непосредственно у главного бухгалтера. Его берут в номенклатуре дел, либо составляют до начала передачи.
Комиссия для приемки дел создается документально, приказом руководителя. В приказе определяется состав комиссии, сроки передачи и устанавливается обязанность комиссии оформить акт по результатам.
Акт оформляется в письменном виде, в нем отражаются все нюансы:
- наличие (отсутствие) документов;
- их полнота и целостность;
- стадия оформления документов и т.д.
Что делать, если главный бухгалтер отказывается при увольнении передавать свои дела
Законно ли не передавать дела и уйти с работы в последний день работы? Формально да, но в такой ситуации надо страховаться директору и сделать все возможное, чтобы документально зафиксировать передачу дел, так как за организацию бухгалтерского учета отвечает директор и главбух имеет право не выходить на работу после дня увольнения.
В случае, если главный бухгалтер отказывается передавать дела новому сотруднику либо директору, то последнему необходимо этот отказ оформить документально.
В дальнейшем, при проверке организации, к уволенному бухгалтеру за действие (бездействие), которым причинен ущерб нанимателю в период работы данного работника, может быть применена административная или уголовная ответственность. А чтобы доказать вину уволенного сотрудника, необходимо предъявить проверяющим акт приема-передачи дел с предыдущим сотрудником.
Из практики судебных дел: суд, рассматривая дела такой категории, исходит из того, что бухгалтер обязан доказать свою невиновность, отсутствие противоправности своего поведения в отчетном периоде проверки. А для этого необходимо доказать, что те действия, которые, по мнению проверяющих, привели к возникновению ущерба, не входят в должностные обязанности бухгалтера.
Какими нормативно-правовыми актами следует руководствоваться при оценке работы бухгалтера
- Закон Республики Беларусь от 12.07.2013 г. № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»
- Закон Республики Беларусь от 12.07.2013 г. № 56-З «Об аудиторской деятельности»
- Закон Республики Беларусь от 09.12.1992 г. № 2020-XII «О хозяйственных обществах»
- Закон Республики Беларусь от 01.07.2010 г. № 148-З «О поддержке малого и среднего предпринимательства»
- Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 12.12.2016 г. № 104 «Об утверждении Национального стандарта бухгалтерского учета и отчетности „Индивидуальная бухгалтерская отчетность“, внесении дополнения и изменений в постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 30 июня 2014 г. № 46 и признании утратившими силу постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 31 октября 2011 г. № 111 и отдельных структурных элементов некоторых постановлений Министерства финансов Республики Беларусь»
- Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 10.12.2013 г. № 80 «Об утверждении Национального стандарта бухгалтерского учета и отчетности „Учетная политика организации, изменения в учетных оценках, ошибки“ и признании утратившими силу некоторых постановлений Министерства финансов Республики Беларусь и отдельных структурных элементов постановлений Министерства финансов Республики Беларусь по вопросам бухгалтерского учета»
- Декрет от 23 ноября 2017 г. № 7 «О развитии предпринимательства»
- Декрет Президента Республики Беларусь от 16.01.2009 г. № 1 «О государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования» (утверждает «Положение о государственной регистрации субъектов хозяйствования», «Положение о ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования»)
- Указ Президента Республики Беларусь от 16.10.2017 г. № 376 «О мерах по совершенствованию контрольной (надзорной) деятельности»
- Кодекс Республики Беларусь от 26.07.1999 г. № 296-З «Трудовой кодекс Республики Беларусь»
- Кодекс Республики Беларусь от 07.12.1998 г. № 218-З «Гражданский кодекс Республики Беларусь»
- Кодекс Республики Беларусь от 29.12.2009 г. № 71-З «Налоговый кодекс Республики Беларусь (Особенная часть)»
- Кодекс Республики Беларусь от 19.12.2002 г. № 166-З «Налоговый кодекс Республики Беларусь (Общая часть)»
Что делать, если бухгалтер при увольнении не передал документы?
В случае, когда бухгалтер при увольнении не передал необходимые документы, следует принять незамедлительные меры для решения данной ситуации. Акт по приема-передаче дел главного бухгалтера при увольнении является одним из основных документов при таких случаях.
1. Составление акта по приему-передаче дел главного бухгалтера при увольнении. В этом акте должно быть указано, какие документы были переданы, а какие не были переданы. Акт заполняется в соответствии с образцом и должен быть подписан обеими сторонами.
2. Проверка состояния учета и отчетности. В случае отсутствия необходимых документов, необходимо провести проверку состояния учета и отчетности, чтобы избежать возможных проблем и ошибок в работе.
3. Как заполнить отчетность без документов? Если необходимые документы не были переданы, можно воспользоваться данными из ранее составленных отчетов и банк-клиента. Важно сохранять точность и достоверность данных.
4. Отмена доверенностей и доступа к системам. В случае увольнения бухгалтера необходимо незамедлительно отменить все доверенности и лишить сотрудника доступа к системам и учетной записи.
5. Составление приказа о передаче дел главного бухгалтера. Приказ должен содержать информацию о причине увольнения, перечень переданных и непереданных документов, а также указание ответственного лица, которое будет отвечать за их передачу. Приказ издается в срок до ухода специалиста.
6. Проверка правильности составления документов. Важно проверить все составленные документы на правильность и полноту заполнения. Ошибки могут привести к проблемам и штрафам со стороны контролирующих органов.
При передаче дел главного бухгалтера при увольнении важное значение имеет сотрудничество с банком-клиентом. В данном шаге необходимо провести ряд операций для корректной передачи учетной информации.
1. Проверка состояния учета и отчетности. Перед составлением приказа о передаче дел главного бухгалтера необходимо произвести проверку состояния учета и наличия своевременно составленной отчетности. Это поможет избежать дальнейших проблем и несоответствий.
2. Составление приказа о передаче дел. В приказе о передаче дел главного бухгалтера необходимо указать все данные, относящиеся к передаваемым делам: наименование банка-клиента, периодичность отчетности, ответственное лицо за ведение учета, контактную информацию и другие важные сведения.
3. Заполнение документов. Для передачи дел главного бухгалтера в банк-клиент необходимо заполнить ряд документов, таких как акт приема-передачи и доверенности. Заполнение документов должно соответствовать правилам и требованиям банка-клиента.
4. Передача дел главного бухгалтера. После составления приказа и заполнения необходимых документов, следует передать дела главного бухгалтера в банк-клиент. Это можно сделать путем личной передачи или отправки почтой с уведомлением о вручении.
5. Отмена доверенностей и проверка составленных документов. После передачи дел главного бухгалтера необходимо отменить все ранее выданные доверенности в пользу бухгалтера. Также рекомендуется проверить правильность заполнения и составленных документов, чтобы исключить возможные ошибки или расхождения.
6. Что делать, если возникают вопросы или проблемы? В случае возникновения вопросов или проблем связанных с передачей дел главного бухгалтера, рекомендуется обратиться к специалисту банка-клиента или юристу для получения консультации и рекомендаций по правильному решению возникших ситуаций.
Правильное исполнение данного шага при передаче дел главного бухгалтера в банк-клиент согласно установленному образцу позволяет обеспечить безопасность и надежность передачи учетной информации, а также избежать возможных проблем и вопросов от банка-клиента. Важно обратить внимание на сроки передачи дел и своевременно провести все необходимые действия в соответствии с правилами и требованиями банка-клиента.
Ответственность бывшего бухгалтера
Необходимо помнить, что если новый бухгалтер во время работы выявит ошибки своего предшественника, он не несет по ним никакой ответственности.
Административную и даже уголовную ответственность за свои ошибки бывший бухгалтер несет даже после увольнения. Привлечь к ответственности за финансовые и налоговые нарушения можно в течение года, за иные – в течение двух месяцев.
Административные нарушения, обнаруженные после истечения срока давности, останутся для бухгалтера безнаказанными.
Наиболее часто бухгалтеры сталкиваются с ответственностью за:
|
Нарушение |
Штраф |
|
Нарушение правил работы с наличными деньгами, кассой |
4000-5000 руб. |
|
Нарушение отчетности по валютным операциям |
4000-5000 руб. |
|
Нарушение норм предоставления статистических данных |
3000-5000 руб. |
|
Ведение деятельности без регистрации в налоговой |
2000-3000 руб. |
|
Несоблюдение сроков подачи налоговой декларации |
300-500 руб. |
|
Искажение в отчетности сумм более чем на 10% |
2000-3000 руб. |
Ответственность главного бухгалтера после увольнения
Главный бухгалтер несет определенную долю ответственности при приеме на работу, как и прочие сотрудники. Однако применительно к профессии данного рода уровень должностных обязательств перед работодателем может оказаться выше по сравнению с требованиями к прочим работникам.
Более подробную информацию об ответственности главного бухгалтера см. в материале «Какую материальную ответственность несет главбух».
К главбуху, помимо материальной ответственности, применимы также административная и уголовная:
Иногда бухгалтер вправе снять с себя ответственность по отношению к ведению бухучета и предоставлению информации. При появлении разногласий по этому вопросу с руководством организации главбух отражает спорные сведения в учете только по письменному распоряжению руководителя, который в этом случае и несет единоличную ответственность за достоверность данных бухучета.
Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности
Для этого в первую очередь необходимо проверить наличие документов.
Такими документами являются:
Затем важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству (например, создание резервов, последовательность применения учетной политики, правильность формирования финансового результата и т.д.).
Также бухгалтерская отчетность проверяется на предмет соответствия ее показателей данным бухгалтерского учета.
Кроме этого проверяется правильность исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.
Далее следует провести выборочную проверку первичных документов на предмет правильности и своевременности отражения данных первичных документов на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете.
Конечно, проверить все первичные документы новому главбуху из-за их большого количества просто не реально.
В этом случае проверить наличие первичных документов, правильность заполнения ее реквизитов и отражения на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете, можно выборочно.
Критерием выборочной проверки могут быть большие суммы, на которые проведены хозяйственные операции.
Также новому главному бухгалтеру целесообразно ознакомиться с аудиторскими заключениями, актами и решениями по результатам проведенных проверок. Это позволит составить представление о характерных ошибках прежнего главного бухгалтера, недочетах в его работе, которые выявляли проверяющие органы.
Примерный перечень вопросов акта приема-передачи дел
- В акте приема – передачи должна быть обязательно указана дата, когда передавались документы.
- При перечислении принимаемых документов также необходимо указывать полное наименование каждого из них и дату, когда документ был составлен, желательно указывать также, сколько листов занимает данный документ.
- В случае отсутствия, каких – либо документов, которые должны быть согласно правилам ведения бухгалтерского учета, в акте делается пометка или отдельным списком указывается недостающая документация.
- Выявленные при проверке ошибки расчетов, недочеты и прочие недостатки при оформлении как первичной, так и налоговой документации указываются в акте.
- Акт подписывается передающей стороной (увольняющимся главным бухгалтером) и принимающей документы стороной (новым сотрудником или назначенным руководством бухгалтером по приказу для приема – передачи документов).
- Утверждается документ подписью руководителя предприятия и печатью.
Процедура передачи дел главным бухгалтером предполагает прохождение следующих этапов.
Этап 1. Издается приказ о проведении процедуры передачи дел, который содержит указание на необходимость проверки главного бухгалтера комиссией сотрудников. В компании может действовать локальный документ, регламентирующий процедуру при смене главного бухгалтера.
Этап 2. Проводится проверка деятельности главного бухгалтера. Если были выявлены недостатки, то издается предписание устранить их в приемлемые сроки.
Этап 3. Проводится инвентаризация имущества, денежных средств (в кассе компании и на банковском счете), прочих статьей бухгалтерского баланса, запрашивается сверка расчетов с контролирующими инстанциями.
Этап 4. Передаются дела в пользу преемника или иного лица.
Этап 5. Составляется акт приема-передачи дел главным бухгалтером.