Бизнес процесс заключения договора оказания услуг

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Бизнес процесс заключения договора оказания услуг». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Нужен ли самозанятому договор с клиентом

2. Что следует согласовывать с партнёром

3. Рынок консалтинговых услуг в России

4. Существенные условия договора услуг

5. Как быстро нарисовать рабочую блок-схему или изобразить бизнес-процесс

6. Бизнес-процессы: Процесс заключения договора с клиентом

8. Почему наличие договора необходимо при оказании услуг, сервиса?

Договор с клиентом будет полезен всем, включая самозанятых. К примеру, если вы на регулярной основе оказываете услуги, стоимость которых составляет более 10 000 рублей, то правильно составленный контракт позволит вам отстоять свои права и одержать победу в суде.

ECM+ERP. В процессе исполнения договорных обязательств происходит закрытие этапов работ, оформляются закрывающие документы на поставленные товары. Создание закрывающих документов для товаров чаще в ERP, для услуг — в ECM. Также для товаров меньше свойственны процессы согласования, поэтому вероятность использования здесь ERP выше. Для услуг наоборот, чаще целесообразнее в ECM делать. Здесь часто делаются связки в комплекты, проверки содержимого (суммы, номенклатура, сроки), здесь связка с ERP почти всегда необходима, либо можно делать сразу все в ERP. Ну и после утверждения закрывающих документов информация о проводке хозяйственной операции должна отражаться в ERP. Здесь также есть и этап подписания, который удобнее делать на планшете руководителю.

Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно, причем он может меняться в зависимости от вида договора. Любой договор обязательно рассматривают:

Финансовые службы.
Юристы.
Служба безопасности (при ее наличии). Она проверяет репутацию контрагента и его способность выполнить обязательства по договору.
Руководитель.

Составьте лист согласования, который будут визировать все службы и сотрудники, привлекаемые к процессу. Внесите в лист пять обязательных пунктов:

Обоснование необходимости составления договора.
Обоснование выбора контрагента.
Краткую информацию о контрагенте и предмете договора, сумму, порядок расчета.
Срок согласования для каждого подразделения.
Пояснительную записку с дополнительной информацией.

Лист согласования также должен содержать:

ФИО, должность и отдел ответственного исполнителя.
Визу ответственного исполнителя.
Визы руководителей ответственного исполнителя.
Вид документа (договор, допсоглашение).
Наименование контрагента.
Список визирующих лиц.
Дату поступления на визирование и обратно.

Нужен ли самозанятому договор с клиентом

Если же услуга является разовой, ее стоимость не превышает 10 000 рублей и сделка исполняется сразу после обсуждения условий, то можно ограничиться устной договорённостью. Такого рода договоры с частными клиентами обычно практикуются парикмахерами, репетиторами и т.д.

После осуществления услуги нужно выдать чек. Необходимость этого действия обусловлена нюансами учета финансовых поступлений и особенностями уплаты налога на профессиональный доход.

Должен ли самозанятый заключать договор с клиентом с точки зрения закона? Если сумма сделки превышает 10 000 рублей, то составление договора является необходимой мерой. Если другая сторона договора является физлицом, то достаточно расписать все условия от руки в свободной форме.

При оказании регулярных услуг, скажем, сдаче жилплощади в аренду лучше распечатать договор, сформулированный по всем стандартам. Если же договор заключается с компанией, то распечатать и подписать договор необходимо согласно закону.

Что следует согласовывать с партнёром

Есть несколько ключевых пунктов договора, подлежащих согласованию, но, кроме них может потребоваться оговорить множество условий, которые зависят от схемы договора, специфики сферы деятельности, международных составляющих.

Предмет договора

Если он не согласован, договор могут счесть не заключённым.

Схема оплаты

К примеру, всегда будет рискованно выставлять счёт на оплату в пятидневный срок. Порядок выплат, как правило, трудно поддаётся контролю. Заказчики строительных работ платят в течение десяти рабочих дней после того, как будут подписаны отдельные документы. То есть, в такой ситуации Вам заплатят после того, как генподрядчик получит средства от собственного подрядчика.

Арбитражный суд Рязанской области принял сторону истца, который требовал сдвинуть сроки завершения работ на то же время, на которое задержится их оплата, независимо от прежних дополнительных соглашений (см. Решение от 15.08.2019 по делу № А54-8453/2017). Договор предусматривал только оплату авансом в похожих ситуациях по ходу работы.

Суд решил, что задержка в оплате всякой работы по дополнительным соглашениям даст исполнителю право задержать исполнение всего договора до оплаты, когда не получены все деньги по остальным договорам.

Регламент подписания закрывающих документов

Необходим для документооборота бухгалтерии, а также для получения денег, которому закрывающие документы служат отправной точкой.

Условия о гарантийных обязательствах.
Сроки исполнения: начало и конец исполнения работ или поставки.

Если они не согласованы, договор могут счесть не заключённым.

Момент передачи права собственности на товар

При международных перевозках необходимо установить, когда конкретно поставщик перестанет нести ответственность за повреждение товара и сопутствующие риски. Кроме того, следует определить регламент приёмки товара по качеству, количеству и ассортименту.

Этот регламент можно позаимствовать из Инструкции Госарбитража П-6 и П-7. Они действуют и в тех ситуациях, которые договором не регулируются. Для покупателя так выгодно, потому что процесс идёт по проверенной схеме, включающей внутреннюю проверку количества и качества. Детализация порядка приёмки грозит поставщику рисками: например, уведомление и вызов поставщика, необходимость проводить приёмку совместно.

Добавьте условия о передаче необходимых документов в подтверждение качества закупленного товара

Сертификаты качества могут понадобиться при последующих поставках или работах. Если у материалов, применяемых на объектах, таких сертификатов не будет, эти материалы потребуется изъять из сметы. Они физически сохраняться, но не будут оплачены. Это лишний риск.

Срок действия контракта

Бывает, что срок действия договора закончился, но этот договор не предусматривал автоматической пролонгации, если стороны не возражают. Кстати, в чек-лист можно включить напоминание о продлении договора.

Оговорите зачёт требований

К примеру, договоры подряда нередко включают штрафы. Когда подрядчик нарушил нормативы по охране труда или пренебрегает контрольными процедурами, допустим, не сдаёт необходимые отчёты, пункт о зачёте требований может быть составлен таким образом, что штрафа будет вычитаться из суммы, которую Вам необходимо будет оплатить. В одностороннем порядке это тоже допустимо.

Способ обеспечения обязательств, условия об ответственности сторон при невыполнении или некорректном выполнении своих обязательств

Подходящий метод обеспечения обязательств – эффективное средство минимизации рисков. Хорошо себя показали такие способы обеспечения обязательств, как залог недвижимости или ипотека. Также играет роль порядок, в котором Вы планируете взыскать данное имущество: через суд или во внесудебном порядке.

Если Вы добьётесь поручительства гендиректора, то он будет солидарно отвечать за обязательства его организации. Допустим, он берёт на себя обязанность выполнить данные обязательства в заданный срок при долге в 7 миллионов рублей и наличии договора поручительства. Если обязательства не выполняются ни фирмой, ни её генеральным директором, то контрагент получит право на взыскание с них долга в любом соотношении: к примеру, 50% на 50% или 80% к 20%.

Договор поручительства можно заключать вместе с основным договором. Следует назначить срок 2-3 рабочих дня с начала просрочки на случай ненадлежащего исполнения. Тогда у поручителя наступят солидарные обязательства.

Порядок рассмотрения претензий

Он сыграет роль, если потребуется взыскать дебиторскую задолженность. АПК говорит, что срок хранения претензии 30 календарных дней, если в договоре не указан иной вариант. Указывать меньший срок (допустим, 14 дней) опасно тем, что претензия, направленная по юридическому адресу, может не дойти до партнёра вовремя.

Обращение в суд
Прочие значимые в Вашем случае детали договора

Договорной документооборот вовлекает в процесс согласования и подготовки четверть сотрудников организации. Автоматизация этого процесса в рамках системы электронного документооборота позволяет выстроить мосты между всеми участниками процесса, сделать каждый этап понятным. 65% компаний, реализовавших такие проекты, сделали это с целью «улучшения процессов». С другой стороны, подобные проекты – это предварительный этап к разработке цифровой стратегии, развитию ИТ-инструментов.

Показатели, свидетельствующие об оптимизации договорного документооборота:

Измеримое ускорение процесса согласования и повышения скорости принятия управленческих решений в рамках рабочей недели.
Снижение числа инцидентов с контрагентами в рамках финансового года.
Рост оборачиваемости финансов в рамках года.

Рынок консалтинговых услуг в России

Как вид бизнеса консалтинг представляет собой услуги профессионального консультирования по широкому кругу вопросов экономической, финансовой, юридической и многих других сфер хозяйственной деятельности.

Первая в мире консалтинговая компания появилась в 1914 году. Она представляла собой службу бизнес-исследований. К началу 1930 годов сложилось понимание, что дальнейшее развитие бизнеса невозможно без четкого стратегического планирования, в том числе в областях маркетинга и кадровой политики. Консалтинговыми услугами, наряду с представителями крупного частного бизнеса, заинтересовались государственные предприятия и представители военно-промышленного комплекса. Безусловно, это дало мощный импульс активному развитию рынка консалтинговых услуг.

Существенные условия договора услуг

Существенным условием договора услуг в Гражданском кодексе названо одно – его предмет, т.е. конкретные действия или деятельность исполнителя. Если предмет договора услуги в тексте описан не будет, то такой договор может быть признан незаключенным, а значит, исполнитель не сможет потребовать от заказчика оплаты услуг. А вот заказчик по договору услуг с несогласованным предметом может потребовать от исполнителя возврата уплаченного аванса как неосновательного обогащения с начислением процентов за пользование чужими денежными средствами.

Если, например, в качестве предмета договора услуг указать такое общее понятие как «бытовые услуги», то суд может посчитать, что предмет договора не конкретизирован и не согласован сторонами, поэтому при составлении договора стоит применять характеристики видов деятельности, указанные в классификаторах ОКВЭД и ОКУН.

Кроме самого описания деятельности исполнителя по договору услуг надо еще указать и объем услуг (в тех случаях, когда это необходимо). Например, это может быть количество часов устных консультаций или составленных документов, площадь помещения для уборки, объем вывозимых бытовых отходов и др.

В некоторых случаях предмет договора услуг должен описывать место оказания услуги. Так, при оказании охранных услуг надо обязательно указать конкретный объект, подлежащий охране. Это может быть также и указание на местоположение земельного участка, на котором будет производиться сбор урожая, место проведения развлекательного мероприятия, адрес территории, с которой должен быть вывезен мусор. Наконец, при оказании таких услуг, как техническое обслуживание оборудования или техники, надо описать и саму технику, которая подлежит обслуживанию. Таким образом, чем подробнее описан предмет договора при заключении договора услуг, тем меньше риск споров сторон о надлежащем исполнении ими своих обязанностей.

Кроме предмета договора услуги рекомендуем согласовать и такие важные условия как:

сроки оказания услуг (так же, как в договоре подряда, стороны могут указать начальный, промежуточный и конечный срок);
качество услуги (здесь, например, можно указать требования к квалификации исполнителя, применение им определенного оборудования, соблюдение стандартов ГОСТ или СанПиН и т.д.);
порядок сдачи-приемки оказанных услуг;
стоимость услуг и порядок расчетов;
возможность оказания услуг исполнителем не лично, а через привлечение третьих лиц.

Как быстро нарисовать рабочую блок-схему или изобразить бизнес-процесс

Схематический способ представления информации сегодня очень популярен. Схему удобно изучать в ускоренном режиме. В условиях, когда нужно быстро вникнуть в проблему или вопрос очень быстро, а времени на это нет совсем, схема является настоящей панацеей!

В случае, когда мы изображаем информацию, используя различные параметры и блоки для обобщения, речь уже будет идти о так называемых блок-схемах. Блок схема ничем не отличается от самой обычной схемки, которую можно быстро набросать ручкой на листке бумаги, но содержит так называемые блоки. Блок здесь — это группа операций, действий или какая-либо другим образом объединенная в единый массив информация или поток данных. Признаки группировки могут быть самыми разными.

Создадим модели бизнес-процесса «как есть». Основным бизнес-процессом предметной области является процесс предоставления рекламных услуг. Процесс регламентируется законодательством Российской Федерации. Механизмом процесса является специалист по рекламе.

Входящими потоками процесса являются: заказ клиента, исходные данные и вопросы клиента. Выходящими потоками являются: договор на оказание рекламных услуг, выполненные работы, несогласованные условия, решенные вопросы и размещенные рекламные материалы. Модель процесса «как есть» представлена на рисунке 1.

Процесс предоставления рекламных услуг состоит из следующих процессов:

Работа с клиентом.
Заключение договора.
Выполнение работ по договору.

Бизнес-процессы: Процесс заключения договора с клиентом

При подписании договоров важно максимально снизить налоговые риски и защитить экономические интересы компании. Сделать это можно, только если в компании правильно организованы бизнес-процессы, договоры согласуются и исполняются, а контрагенты проходят тщательную проверку.

В некоторых сферах деятельности есть специальные термины. В первом разделе договора объясняют их значение. Это нужно, чтобы стороны точно знали, по поводу чего договорились, а также на случай судебного спора.

Регламент подписания закрывающих документов

Условия о гарантийных обязательствах.
Сроки исполнения: начало и конец исполнения работ или поставки.

Коротко предмет и цель пишут в одноимённом разделе договора. Остальное можно вынести в подходящее приложение — техническое задание, сценарий, график учебных занятий, заявку на уборку. Под приложением стороны расписываются.

В Договорном регламенте необходимо определить не только список согласующих лиц, но и их дублеров на период отсутствия «основных бойцов» (отпуск, временная нетрудоспособность, командировка).

На практике многие заказчики уделяют недостаточное внимание проблемам, связанным с приемкой результатов оказанных услуг. А между тем необходимо помнить, что:

заказчик, обнаруживший недостатки при приемке, может ссылаться на них в случаях, если в документе, удостоверяющем приемку (например, в акте), были оговорены эти недостатки либо возможность предъявить требование об их устранении (п. 2 ст. 720 ГК РФ);
заказчик, принявший результаты оказанных услуг без проверки, не может ссылаться на явные недостатки (п. 3 ст. 720 ГК РФ). Явными считаются такие недостатки, которые могли быть установлены при обычном способе приемки;
при отказе одной из сторон от подписания акта в нем делается соответствующая отметка и документ подписывает другая сторона (п. 4 ст. 735 ГК РФ). Односторонний акт суд может признать недействительным, только если мотивы отказа от подписания акта будут обоснованными.

Почему наличие договора необходимо при оказании услуг, сервиса?

В этом вопросе важно сразу определиться с терминами и не воспринимать договор исключительно как единый документ, подписанный сторонами.

Сущность договора направлена на установление/изменение/прекращение прав или обязанностей — это то единственное, чего у него не отнять. Такое определение содержится в теории права, а также в законодательствах разных стран, в том числе и в Гражданском кодексе Украины. Однако часто забывается о том, что договор может быть заключен в устной и электронной форме, и вовсе не обязательно в виде единого документа.

Когда мы покупаем свежие фрукты на рынке, поручаем электрику заменить электрический счетчик и даже когда дарим подарки. В этих случаях мы заключаем устные договора – купли-продажи, выполнения работ и дарения соответственно. Для таких взаимоотношений устная форма договора является абсолютно уместной и достаточной. Но для более “сложных” и длительных взаимоотношений, особенно когда они оценены значительной суммой, заключение письменного договора является обязательным.

Договор можно заключить не только в бумажной, но и в электронной форме. Согласно законодательству Украины, такой договор будет считаться заключенным в письменной форме. Его юридическая сила ничем не уступает привычному для нас бумажному варианту, важно только обеспечить идентификацию обеих сторон договора и сохранность заключенной копии в неизменном виде. Сегодня множество компаний и предпринимателей уже пользуются этой опцией, особенно при заключении публичных договоров — условия которых являются одинаковыми для всех клиентов.

С точки зрения теории права, договор в той или иной форме заключается всегда, когда вы вступаете в какие-либо взаимоотношения, предполагающие обязательства выполнить или оплатить любые действия, в том числе услугу. Потому не стоит настороженно относиться к договорам и вопрос: “Стоит ли заключать договор?” лучше рассматривать с точки зрения того, в такой форме это делать.

Почему же именно письменный договор является необходимым? Можно привести много аргументов, из которых я бы выделил, на мой взгляд, два самых важных. В первую очередь заключение письменного договора позволяет сторонам полно, точно и недвусмысленно сформулировать свои права и обязательства. Ознакомится и подтвердить свое согласие с ними. В противном случае у сторон договора часто складываются ложное понимание своих прав и обязательств, что неизбежно приводит к судебным спорам и неудовлетворенностью от сотрудничества.

Письменный договор позволит эффективно – в устном или судебном порядке — защищать свои права, если в процессе его выполнения они были нарушены. Наличие документа, в котором зафиксированы все договоренности, позволит апеллировать к другой стороне и настаивать на выполнении ее обязательств.

Такая форма договора послужит лучшей гарантией выполнения заказчиком и исполнителем своих обязательств. В случае же их нарушения можно будет возместить свои потери.

Метрика	Вес метрики
Среднее время выполнения заявок 1 приоритета меньше нормативного	0,1
Доля просроченных заявок 1 приоритета меньше нормативной	0,1
Среднее время выполнения заявок 2 приоритета меньше нормативного	0,15
Доля просроченных заявок 2 приоритета меньше нормативной	0,15
Среднее время выполнения заявок 3 приоритета меньше нормативного	0,05
Доля просроченных заявок 3 приоритета меньше нормативной	0,05
Среднее время выполнения заявок 4 приоритета меньше нормативного	0,05
Доля просроченных заявок 4 приоритета меньше нормативной	0,05
Доля ответов «Быстрее, чем рассчитывал», «Как и рассчитывал» на вопрос анкеты «Насколько быстро, по Вашему мнению, решаются Ваши проблемы» больше 70% *	0,1
Доля ответов «Да», «Чаще да» на вопрос анкеты «Снимаются ли Ваши проблемы в работе с системой службой поддержки?» больше 80% *	0,1
Доля ответов «Да», «Чаще да» на вопрос анкеты «Было ли обращение сотрудников службы поддержки с Вами вежливым?» больше 90% *	0,1