Функции отдела кадров на новый 2023 год

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Функции отдела кадров на новый 2023 год». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Некоторые руководители ошибочно считают, что отделом кадров можно пренебречь. Тем не менее, сотрудники – это основа организации. От их личных и профессиональных качеств зависит успешность предприятия. В свою очередь, качество персонала в организации непосредственно зависит от кадровой политики, принятой в организации.

Функции отдела кадров

Для этого анализируется ситуация с «текучкой», определяется, нужны ли дополнительные человеческие ресурсы. Если есть лишние сотрудники, отдел кадров может принимать решение о сокращении. Также отдел кадров формирует систему мотивации работников, которая включает как материальный, так и нематериальный компонент.

Помимо этого, на отдел кадров возлагается «бумажная» работа, такая как создание штатного расписания, личных дел каждого конкретного работника, а также карточек и книжек. В область компетенции службы также входит профессиональное обучение, проведение тренингов и других учебных мероприятий.

Если обобщить всю деятельность, которую выполняет отдел кадров, она сводится к реализации следующих функций:

1. Определение того, нуждается ли организация вообще в дополнительных кадрах и каких именно. В соответствии с желаниями руководителей подразделений, осуществляется подбор персонала.
2. Анализ текучки кадров. Это явление, когда сотрудники часто увольняются, из-за чего предприятию приходится постоянно привлекать новых работников и обучать их.
3. Мотивация сотрудников, психологическое сопровождение работников, чтобы они получали наслаждение от процесса. Для этого предлагается комплекс мер, таких как социальный пакет, бесплатные путевки, тим-билдинги, бесплатный кофе на рабочем месте. Все индивидуально.
4. Подготовка штатного расписания предприятия.
5. Выдача документов по требованию работников.
6. Работа с электронными книгами. Сюда входят такие действия, как прием, выдача, заполнение, хранение.
7. Работа над отпусками сотрудников, ведение учета, сравнение графиков.

Одним словом, спектр функций отдела кадров очень разнообразен, но он включает все возможные меры. При условии, что они связаны с личными и профессиональными качествами работников, естественно.

Функции отдела кадров

Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор персонала.

К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:

• определение потребности организации в кадрах и подбор персонала совместно с руководителями подразделений;

• анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;

• внедрение систем мотивации труда;

• подготовка штатного расписания предприятия;

• оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;

• проведение операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);

• ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;

• организация аттестаций сотрудников;

• подготовка планов повышения квалификации сотрудников.

Обязательные кадровые документы

Кадровые документы делятся на три основных вида:

• Обязательный, который необходим в любой компании, вне зависимости от типа и количества сотрудников.
• Рекомендованная, которая может быть выдана по требованию работодателя.
• Кроме того, которые обязательны к регистрации только при выполнении конкретной работы или связаны с внутренними особенностями компании.

ВАЖНЫЙ! Основная группа документов, входящих в категорию обязательных, может быть затребована при проверках Пенсионного фонда РФ, Инспекции труда и ФНС, а их отсутствие влечет за собой штрафные санкции.

В список необходимых документов входят:

• Правила внутреннего рабочего графика. Этот документ содержит правила приема на работу работников, порядок увольнения, режим труда и отдыха, дисциплинарные взыскания и т д. Правила составления документа изложены в ст. 100, 189 и 190 ТК РФ.
• График отпусков. Документ призван определить условия предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска работникам компании. Он должен быть утвержден не позднее, чем за 14 дней до окончания календарного года. Правила оформления описаны в ст. 123 ТК РФ.
• Кадровый план. Этот документ определяет численность штата и его состав, регулирует наименования должностей, ставки заработной платы и т д. Он является источником информации о штатной численности, а также о текущих потребностях компании в тех или иных специалистах. Необходимость подготовки этого документа закреплена в ст. 57 и 15 ТК РФ.
• Журнал прохождения ориентаций. В нем фиксируется тот факт, что сотрудники компании прошли обучение технике безопасности. Подпись работника освобождает работодателя от ответственности в случае возникновения чрезвычайной ситуации по его вине. Оформление документа предусмотрено ст. 212 ТК РФ.
• Инструктаж по охране труда и технике безопасности. Один из основных документов, фиксирующий правила, которым сотрудники компании должны неукоснительно следовать, находясь на рабочем месте. Необходимость этого документа описана в ст. 212 ТК РФ.
• График. Необходимость регистрации закреплена в ст. 91 ТК РФ. Это обязательный документ, предназначенный для учета фактически отработанного работниками времени. На основании данных в табеле составляется начисление заработной платы.
• Положение о защите персональных данных работников. Регистрирует согласие сотрудников на обработку их персональных данных и гарантирует, что компания не будет передавать эту информацию третьим лицам. Документ регламентирует порядок получения сведений о работнике, способы их обработки, хранения и защиты. Документ необходим для регистрации в соответствии со ст. 86 и 88 ТК РФ.
• Положение об оплате труда. В нем закреплен порядок начисления заработной платы, оплаты работы в выходные и праздничные дни, работы сверх установленной нормы и т д. Ее необходимость описана в ст. 135 ТК РФ.
• Книга учета трудовых книжек. Книжка – это отдельный документ, в котором фиксируется передача трудовой книжки работодателю или работнику при увольнении.
• Журнал учета форм для рабочих тетрадей. В этом документе фиксируется факт получения предприятием чистых трудовых книжек и факты их расходов.

Инструкция по кадровому делопроизводству 2023 — скачать или разработать самостоятельно?

Инструкция по кадровому учету нормативно не утверждена, поэтому рекомендуется при ведении кадрового учета и документооборота руководствоваться ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденным приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и вступившим в силу с 1 марта 2014 г.

Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству нет, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового делопроизводства и учета в бизнесе. Благодаря этому пошаговому плану легко наметить последовательность действий и сориентироваться в объеме работ.

Рекомендуем ознакомиться с приведенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет организовать личные данные с нуля. В дальнейшем на основе изученного материала вы сможете разработать собственный план действий и следовать ему.

Кто должен разрабатывать документ

Кадровая политика — широкое понятие, охватывающее разные направления деятельности. Сюда входит и выбор методов работы с персоналом, и разработка правил подбора и расстановки сотрудников, и постановка целей и задач в кадровой работе на разных этапах развития компании.

Кадровая политика может быть открытой или закрытой.

Открытый тип политики. Свойственна компаниям, переживающим период бурного роста и развития.

У такой политики много преимуществ. Например, она позволяет эффективно находить сотрудников на любые должности, используя внешние источники. Или повышает динамику кадровых процессов и воспитывает в сотрудниках готовность к нововведениям.

Но есть и недостатки: постоянный риск потери работы и сложность в продвижении по карьерной лестнице негативно влияет на моральный дух коллектива и демотивирует персонал.

Закрытый тип политики. Свойственна зрелым крупным организациям со строгой внутренней иерархией.

Преимущества: позволяет выращивать лояльных специалистов среднего и высшего звена внутри компании. Помимо экономии средств, такой подход дает возможность по-настоящему сплотить коллектив и привить сотрудникам корпоративные ценности.

Журналы, связанные с безопасностью

Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:

• Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
• Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
• Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
• Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
• Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.

Обязательная бумага – журнал по охране труда.

Нанимая сотрудника, работодатель должен заключить с ним трудовой договор. Срок для оформления документа — в течение трёх дней с момента начала трудовой деятельности работника. Составляется два экземпляра: один получает работодатель, а другой — сотрудник.

Трудовой договор содержит следующие сведения:

• место работы;
• должность;
• оплата, продолжительность испытательного срока;
• срок договора и др.

В случае изменений условий труда (например, при повышении зарплаты), к трудовому договору составляется дополнительное соглашение.

Иногда вместо трудового договора работодатели заключают с соискателем договор гражданско-правового характера (ГПХ). Обычно это делается с целью экономии на страховых взносах. Контролирующие ведомства тщательно изучают договоры ГПХ на предмет возможной подмены трудовых отношений гражданско-правовыми.

Нарушителям грозит штраф в размере:

• до 10 тысяч рублей — для предпринимателей;
• до 100 тысяч рублей — для компаний.

Какие документы должны быть у работодателя

В общем случае список обязательных кадровых документов у ИП с работниками такой же, как у организаций:

• Правила внутреннего трудового распорядка — в них прописывают порядок приёма, перевода и увольнения, режим работы, время для отдыха и питания, порядок и условия отпусков, меры поощрения, дисциплинарные взыскания и другие важные вопросы. Копию правил размещают в доступном всем работникам месте — на информационных стендах, на сайте или др.
• Положение о работе с персональными данными работников — прописывают, какие данные относятся к персональным (ФИО, пол, дата рождения, адрес, семейное положение и т. д.), правила их обработки, хранения и использования. Указывают, у кого из сотрудников будет доступ к такой информации.
• Штатное расписание — список должностей, которые есть у ИП (в том числе вакантные), с размерами окладов, тарифными ставками и количеством штатных единиц.
• Инструкции по охране труда — в них прописывают правила техники безопасности, которые нужно соблюдать перед началом, во время и в конце работы. Разрабатывают исходя из должности работника или вида выполняемой им работы. Если у ИП работает до 50 человек, нужен специалист по охране труда. Им может стать сам предприниматель, штатный работник или сторонний специалист по договору об оказании услуг. Если ИП занимается производственной деятельностью и у него более 50 работников, нужно создать службу охраны труда.
• График отпусков — документ с датами основных и дополнительных оплачиваемых отпусков на будущий календарный год. Составляют с учётом пожеланий работников, но так, чтобы не прерывать работу предприятия.
• Трудовые договоры — в них прописывают место работы, дату её начала, функции работника, условия оплаты и другие обязательные условия из ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Заключить договор нужно в течение трёх рабочих дней с даты, с которой сотрудник приступил к работе. При изменении условий договора понадобится оформить допсоглашение.
• Трудовые книжки. С 2021 года тем, кто впервые устраивается на работу, вместо бумажной книжки заводят электронную — передают в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности. Если новый работник раньше уже где-то работал и не отказался от бумажной трудовой, в ней нужно сделать запись о приёме на работу, зарегистрировать в специальном журнале и хранить до увольнения. К бумажным трудовым заводят две книги — для регистрации их движения и приходно-расходную для учёта бланков.
• Личная карточка — подробная информация по каждому работнику: табельный номер, ИНН, СНИЛС, сведения о приёме на работу и переводах, отпусках, повышении квалификации и т. д. Оформляют только на тех, с кем заключён трудовой договор.
• Табель учёта рабочего времени — документ учёта отработанных часов и дней, с количеством явок и неявок по каждому работнику.
• Приказы по кадрам — письменные распоряжения руководителя о приёме сотрудников на работу, переводе, направлении в командировку, предоставлении отпуска, увольнении.
• Документы о проведении спецоценки условий труда (СОУТ) — ИП обязан проводить её как минимум раз в 5 лет, даже если у него всего один работник. Оценивать нужно рабочие места сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры, кроме дистанционщиков. По результатам СОУТ присваивают классы (подклассы) условий труда.
• Журналы учёта и регистрации кадровых документов — по несчастным случаям на производстве, по ознакомлению работников с локальными актами, инструктажам, проверкам, обязательным медосмотрам.

Журналы, связанные с безопасностью

Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:

• Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
• Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
• Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
• Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
• Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.

Обязательная бумага – журнал по охране труда.

Функции отдела кадров

Если говорить официально, то отдел кадров – это подразделение предприятия по управлению персоналом.

Давайте рассмотрим на примере. Антонина Павловна – ответственный сотрудник отдела кадров. В ее функционал входит:

Интересный факт! Согласно международному опросу Society for Human Resource Management, 47% работников в отделе кадров считают борьбу с текучестью кадров компании основной задачей.

Отдел кадров – это первое, с чем сталкивается кандидат, приходя в организацию. Если там суматоха, а до стола раздраженного кадровика нужно пробираться сквозь ворох бумаг, то потенциального сотрудника это спугнет: никто не хочет попасть в место, где вечная неразбериха.

Антонина Павловна следит в своем отделе кадров за порядком: все бумаги должны быть на своем месте, а работы – выполнены в срок. Собеседования проходят в дружеской атмосфере с чашкой чая и печеньем. Так сотрудник понимает, что попал в ответственный и дружелюбный коллектив.

В своей работе Антонина Павловна регулярно взаимодействует с другими подразделениями. Например, в бухгалтерию предоставляет документы и копии приказов о зачислении сотрудников или увольнении, об отпусках, поощрениях или штрафных санкциях для работников. А в юридическом отделе ей сообщают об изменении законодательства, а также оказывают правовую поддержку.

Основные задачи и функции подразделения

Кадровая служба решает следующие задачи:

• Комплектует организацию специалистами, рабочими и руководителями в соответствии с особенностями деятельности.
• Разрабатывает кадровую политику организации.
• Подбирает и оценивает расстановку кадров.

Кадровая служба осуществляет следующие функции:

1. формирует банк кадров, обеспечивает контроль и учет их движения;
2. обеспечивает обучение, профессиональную дополнительную подготовку и аттестацию работников (совместно с начальниками отделов и служб);
3. обеспечивает оформление приема, перевода и увольнения работников;
4. выдает справки о трудовой деятельности работников организации;
5. обеспечивает учет и хранение трудовых книжек, иных кадровых документов, передачу их в архив;
6. подготавливает материал для предоставления работников к поощрению, вносит данные о поощрении в трудовые книжки работников;
7. готовит документы по пенсионному страхованию, для назначения пенсий работникам, представляет их в органы социального обеспечения;
8. обеспечивает оптимизацию оформления кадровой документации, автоматизацию процессов в соответствии с последними достижениями науки и техники;
9. осуществляет табельный учет, составление графиков отпусков сотрудников организации;
10. проводит анализ причин текучести кадров и т.п.

Петрова (все что есть) / Петрова (все что есть) / Петрова 2 / петроваэ / отдел кадров

1. Общие положения 1.1. Отдел кадров является структурным подразделением Общества с ограниченной ответственностью «ННН». 1.2. Отдел кадров в своей деятельности руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, Уставом Общества, приказами и распоряжениями Генерального директора компании. 1.3. Отдел кадров подчиняется Генеральному директору. 1.4. Структура и штат кадровой службы утверждается руководителем предприятия с учетом задач, стоящих перед предприятием, его специфики и численности работников. 1.5. Возглавляет кадровую службу руководитель (или уполномоченное на это лицо), который назначается на должность и освобождается от должности руководителем предприятия. 1.6. Распределение обязанностей между работниками кадровой службы осуществляет начальник в соответствии с должностными инструкциями и данным положением. 1.7. Кадровая служба имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

2. Основные задачи отдела кадров

Основными задачами кадровой службы являются:

2.1. Участие в разработке и реализации стратегии управления персоналом.

2.2. Обеспечение предприятия необходимым количеством кадров руководителей, специалистов, рабочих требуемых профессий, специальностей и квалификации.

2.3. Осуществление эффективного подбора, расстановки и реализации трудового потенциала кадров в соответствии с их профессиональными, деловыми и нравственными качествами.

2.4. Участие в формировании и развитии стабильного трудового коллектива, создании благоприятного социально-психологического климата.

2.5. Постоянное совершенствование управления кадрами на основе реализации целевых программ, современных персонал-технологий и оказании систематической методической помощи руководителям подразделений по проблемам управления персоналом.

3. Функции отдела кадров

В соответствии с основными задачами кадровая служба выполняет следующие основные функции:

3.1. Участвует в разработке единой кадровой политики и осуществляет ее через повседневную кадровую работу.

3.2. Прогнозирует перспективную и определяет текущую потребность в кадрах, источники ее удовлетворения.

3.3. Содействует успешной адаптации новых работников в коллективе.

3.4. Анализирует имеющийся кадровый состав, планирует профессионально-должностное продвижение работников.

3.5. Организует изучение профессиональных, деловых и моральных качеств работников на основе объективной оценки при широком использовании различных методов, а также проведение аттестации руководителей и специалистов.

3.6. Формирует кадровый резерв для выдвижения на руководящие должности, составляет планы работы с ним, разрабатывает схемы замещения.

3.7. Осуществляет непрерывное образование руководителей и специалистов, организует подготовку, переподготовку, повышение квалификации рабочих.

3.8. Участвует в разработке мотивационной системы эффективного стимулирования работников в соответствии с их трудовым вкладом.

3.9. Принимает меры по укреплению трудовой дисциплины, обеспечению социального равновесия, предупреждению трудовых конфликтов.

3.10. Содействует проведению мероприятий воспитательного характера, поддержке лучших традиций коллектива.

3.11. Разрабатывает и реализует смету финансовых расходов, связанных с развитием кадров, оформлением приема на работу, приобретения бланков трудовых книжек и т.д.

3.12. Организует учебу, различные исследования, оказывает методическую помощь руководителям подразделений по проблемам управления кадрами.

Понятие, цели и задачи отдела кадров

Отдел кадров — это структура в организации, которая занимается управлением персоналом в организации.

Управление персоналом представляет собой деятельность людей, выполняющих на предприятии или в организации функции, способствующие наиболее эффективному использованию человеческих ресурсов для достижения первичных целей предприятии (организации).

Управление персоналом предприятия (организации) осуществляет группа специалистов, выполняющих соответствующую функцию, в качестве работников кадровой службы, а также руководителей всех линейных подразделений, выполняющих функцию управляющих по отношению к своим подчиненным.

Цель отдела кадров — это способствование достижению целей предприятия (организации) путем обеспечения ее необходимыми кадрами и эффективного использования их квалификации, опыта, мастерства, работоспособности, творческого потенциала.

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что задачами отдела кадров являются:

1) организация отбора, набора и найма персонала, необходимой квалификации и в требуемом объеме;

2) создание эффективной системы штатных сотрудников;

3) разработка карьерных планов сотрудников;

4) разработка кадровых технологий и др.

3.13. Визирует проекты документов, касающиеся персонала.

3.14. Организует эффективную систему персонального учета, обработку поступающей кадровой информации, в том числе с использованием персональных компьютеров.

3.15. Осуществляет оформление кадровых документов в установленные сроки и обеспечивает их сохранность.

3.16. Готовит приказы, распоряжения, материалы, отчеты, справки, доклады, предложения по кадровым вопросам.

3.17. Представляет необходимые документы для назначения пенсий, пособий работникам и их семьям в органы социальной защиты.

3.18. Представляет все виды статистической отчетности по работе с кадрами, справки, отзывы, характеристики по запросам соответствующих организаций и работников предприятия.

Кадровая служба имеет право:

4.1. Осуществлять контроль за соблюдением трудового законодательства.

4.2. Контролировать использование работников в соответствии с их профессией, специальностью, квалификацией.

4.3. Требовать исполнения подразделениями предприятия указаний службы в пределах функций, предусмотренных данным положением.

4.4. Указывать на неправомерность и требовать отмены решений, распоряжений руководителей подразделений предприятия, противоречащих трудовому законодательству, а также документам, входящим в компетенцию кадровой службы.

4.5. Участвовать в разработке организационной и штатно-должностной структуры предприятия.

4.6. Представлять руководителю предприятия предложения о назначении на вакантные должности и освобождении от занимаемых должностей, а также о поощрении и наложении взысканий на работников.

4.7. Участвовать в работе высшего коллегиального органа предприятия.

4.8. Требовать от подразделений предприятия материалы, необходимые для осуществления работы, входящей в компетенцию

5. Ответственность

5.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных данным положением на кадровую службу задач и функций несет руководитель кадровой службы (или уполномоченное на это лицо).

5.2. Степень ответственности других работников кадровой службы устанавливается соответствующими должностными инструкциями.

Отдел кадров имеет право:

5.1. Запрашивать в структурных подразделениях предприятия необходимые данные о работниках, а при приеме на работу и перемещениях работников — мнение руководителей соответствующих структурных подразделений.

5.2. Контролировать в структурных подразделениях соблюдение законодательства о труде, порядка предоставления установленных льгот и преимуществ.

5.3. Давать руководителям структурных подразделений предприятия обязательные для исполнения указания по вопросам, относящимся к компетенции отдела кадров.

5.4. Требовать и получать от всех структурных подразделений предприятия сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач.

5.5. Самостоятельно вести переписку по вопросам подбора кадров, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим согласования с руководителем предприятия.

5.6. Представительствовать в установленном порядке от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями, в том числе кадровыми агентствами и службами занятости.

5.7. Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

5.8. Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых на предприятии по кадровым вопросам.

5.9. [Вписать нужное].

Похожие записи:

• Выезд ребенка за границу с бабушкой согласие от одного родителя
• Как сделать доплату за увеличение объема работ
• Размер пособия на погребение в 2023 году за счет ФСС в СПБ