Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения бухгалтерских документов в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно Закону об архивах, негосударственные организации имеют право создавать свои собственные записи. Однако у них нет такого обязательства. Компании обязаны обеспечить сохранность документов и предоставлять их по требованию проверяющих органов.
Согласно п. 1 ст. 17 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ, компании и ИП должны обеспечить сохранность архивных документов, в т.ч. документации по личному составу, в течение сроков их хранения. Данные сроки регламентируются федеральными законами, иными нормативно-правовыми актами России и специальными списками.
К примеру, к таким спискам относится Перечень типовых управленческих архивных документов, которые образуются при ведении деятельности госорганами, органами местного самоуправления и организациями, с указанием сроков их хранения, регламентированный Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236.
Кроме того, сроки хранения документации по бухучету и кадрам определяются на основании иных законодательных положений. Например, минимальное время хранения налоговой документации определено в НК, а бухгалтерских — в Законе о бухучете. Также в отношении акционерных обществ применяется Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, регламентированное Постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.
Внимание! Включение документации в архив не зависит от способа ее создания и вида носителя (ст. 5 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ). Соответственно, требуется обеспечить сохранность не только бумажной, но и электронной документации. Вид носителя документа зачастую не имеет влияния на период времени, в течении которого требуется его хранить. И в такой ситуации электронные документы можно хранить без распечатки на бумажном носителе.
Срок хранения бухгалтерских документов в организации
Закон о бухучете говорит, что документы бухучета нужно хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ), а Налоговый кодекс устанавливает срок в 4 года для документов, которые были основанием для налогового учета и расчета налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а для расчета страховых взносов – 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). Здесь возникает противоречие, т.к. некоторые документы, например, накладные, относятся и к бухгалтерскому, и к налоговому учету. В этих случаях безопаснее руководствоваться большим сроком.
В Перечне типовых документов от Минкультуры для некоторых документов назначены и более длинные сроки, вплоть до постоянного.
Постоянно придется хранить, например:
- годовые бухгалтерские отчеты с приложениями (в том числе консолидированные и по МСФО);
- передаточные акты, разделительные и ликвидационные балансы;
- свидетельства о постановке на учет в налоговых органах;
- Книги учета доходов и расходов (КУДиР) – организациям и ИП, которые применяют УСН. Здесь сроки из Перечня типовых документов вступают в противоречие с Налоговым кодексом. КУДиР – это документ налогового учета, а по Кодексу его нужно хранить не постоянно, а 4 года. В таких случаях безопаснее не уничтожать документ хотя бы 10 лет, т.к. в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, срок «постоянно» не может быть меньше 10 лет;
- договоры по лизингу имущества организации и документы к ним;
- документы о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации;
- акты о передаче прав на недвижимость с баланса на баланс;
- договоры дарения;
- документы по операциям с ценными бумагами;
- переписку о разделе совместной собственности юридических лиц;
- паспорта сделок.
75 лет нужно хранить документы по личному составу и о выплаченных доходах, например:
- трудовые договоры;
- реестры сведений о доходах физлиц;
- ведомости на выдачу дивидендов;
- лицевые счета и карточки работников. Причем если лицевых карточек нет, то до 75 лет удлиняются сроки хранения других документов: о приеме выполненных работ по договорам подряда и трудовым, расчеты платежей по страховым взносам, карточек по форме 1-НДФЛ, сведения о доходах физлиц, документы о получении зарплаты и других выплат.
Если документы по личному составу были созданы после 2003 года, их хранят не 75, а 50 лет (статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).
10 лет хранят документы, например:
- по продаже движимого имущества;
- договоры по залогу имущества организации и документы к ним;
- оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей.
Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.
Кадровая информация формируется в дела и передается на хранение в архив организации или (при ликвидации и в некоторых других случаях) в государственный архив.
Под формированием дел следует понимать группирование исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.
Ниже приведен порядок формирования дел:
- Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
- наименование организации (в полном виде);
- наименование структурного подразделения (в полном виде);
- номер дела (в соответствии с номенклатурой);
- заголовок дела;
- номера статей по срокам хранения в номенклатуре по перечню (при необходимости).
- В дело подшиваются:
- только оформленные и исполненные документы;
- один оригинал, за исключением нескольких случаев;
- изданные в одном календарном году.
- Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) требуется разделение на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и, как правило, их подшивают в разные дела в зависимости от продолжительности хранения. Так, срок хранения приказов на отпуск — 5 лет, а распоряжений о приеме сотрудников на работу или увольнении — уже 75, поэтому их и определяют в разные папки.
Бухгалтерская документация — это не только плановые и фактические показатели, отчетность и регистрационные журналы, но и вся первичная и кассовая документация, которая подтверждает операции, проведенные в учете. При отсутствии любого из бухдокументов подтвердить достоверность и правильность ведения бухучета в учреждении проблематично. При каждой проверке контролирующий орган первым делом запрашивает первичные и учетные документы, чтобы сверить данные учета с фактическими показателями.
За непредоставление подтверждающих бланков, чеков, ордеров и прочих регистров предусмотрена ответственность. Например, налоговики оштрафуют за каждый непредоставленный документ на 200 рублей. Если компания крупная и нарушила требования к хранению бухгалтерских документов в бюджетном учреждении, то совокупная сумма штрафа исчисляется десятками тысяч рублей.
Порядок хранения бухгалтерских и налоговых документов
В соответствии с п. 3 ст. 29 Закона N 402-ФЗ экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. Согласно п. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.
Для организации архива должно быть выделено отдельное помещение, оборудованное специальными полками (стеллажами) или глухими шкафами. Если в помещении архива имеются окна, то их следует зашторить или установить жалюзи, в противном случае не удастся предохранить документы от воздействия света, в связи с чем не исключено их выцветание. Окна первого или цокольного этажа целесообразно оборудовать металлическими решетками, кроме того, лучше установить в архиве металлическую дверь. Такие меры позволят избежать несанкционированного проникновения в помещение архива.
Согласно основным правилам работы архивов организаций, утвержденным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. в архиве организации по результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел: постоянного хранения; временного (свыше 10 лет) хранения; по личному составу; а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Дела с истекшими по Перечню сроками хранения включаются в акт о выделении к уничтожению и подлежат уничтожению.
Классификация и категории документов
В разделе 4 «Учет и отчетность» 2 нового Перечня 2019 г. отразилась общая тенденция оптимизации документальных и архивных фондов организаций. Классификация категорий и видов документов в нем была уточнена и упрощена, число статей в разделе сократилось почти вдвое (со 130 до 73), а нормативные сроки хранения документов не подвергались существенному изменению.
В составе раздела остались сроки хранения документов социального учета (персонифицированного учета в фондах – ПФР, ФСС, ФОМС), которые формально не относятся к документам по личному составу и документам по учету труда.
Исключено большинство отдельных статей с названием «переписка», т.к. подразумевается, что письма, выполняющие функцию доказательств, должны включаться в состав соответствующего комплекса (дела) с бухгалтерскими и учетными документами.
Сроки хранения договоров по основным видам сделок (см. Таблицу 1) перенесены в раздел 1 «Организация системы управления» (подраздел 1.3.3 «Управление и распоряжение имуществом»), что может быть обосновано тем, что договоры на производство работ (оказание услуг) включены в подкласс 0252000 «Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации» Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД; ОК 011-93), который ведется в статусе стандарта.
Также примерно вдвое (с 17 до 8) сократилось число категорий и видов документов по статистическому учету и отчетности в связи с изменением методологии государственного статистического наблюдения. А для оперативных статистических отчетов о результатах деятельности организации по основным направлениям ее деятельности, которые используются и в оперативном управлении, и во внутренней деятельности, в новом Перечне 2019 г. подтвержден срок хранения «До минования надобности» (ст. 338) – это означает, что сама организация имеет право установить срок их хранения, однако он не может быть менее 1 года.
Сроки хранения в разделе 4 Перечня 2019 г. являются собственно нормативными, т.к. к ним не установлена отметка «ЭПК» и не упоминаются электронная или бумажная формы представления документов. Отметки к статьям Перечня 2019 г., сделанные в графе «Примечания» («После замены новыми», «При условии проведения проверки», «После выбытия имущества» и др.), напоминают о том, что сроки хранения применяются только по отношению к исполненным документам, т.е. зафиксировавшим уже совершившиеся факты хозяйственной деятельности. Их исчисление начинается с 1 января года, следующего за годом, в котором документ был окончательно исполнен, т.е. в последний раз был использован в процессе ведения бухгалтерского учета операций хозяйствующего субъекта.
Причем отметка «При условии проведения проверки» традиционно, как и во всех ранее действовавших перечнях документов со сроками хранения, означает возможность обеспечить реализацию контрольно-надзорных функций, которые выполняют государственные органы, а не поддержку корпоративной функции внутреннего контроля или внешнего аудита.
В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона. К указанным перечням документов относятся: перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней, утверждаемые уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (в настоящее время — Росархив, ранее — Минкультуры России):утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами
Как хранить первичные документы в бухгалтерии?
Для ответа на вопрос, как лучше хранить бухгалтерские документы, можно обратиться к законодательному акту п. 6.2. письма Министерства финансов от 29.07.1983 № 105. В нем указано, что бухгалтерская документация должна храниться в специальных помещениях, сейфах, шкафах. К их устройству также предъявляются определенные требования. Найти их можно в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.
- Для хранения бланков строгой отчетности используют специальные помещения либо металлические шкафы и сейфы, которые обеспечивают полную безопасность содержимого (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359).
- Для хранения документов особой важности необходим сейф.
- Банковские выписки, кассовые ордера и авансовые отчеты, а также все документы, относящиеся к ним, хранят в хронологическом порядке в переплетенном виде.
- Для хранения других документов можно использовать закрывающийся шкаф или специальное помещение. Ответственность за них несет главный бухгалтер либо доверенное лицо.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения
Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.)
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат (1); доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе, аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат
* Срок хранения «постоянно» (далее – Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.
Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».
Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий
Документы (распоряжения, перечни, акты) по передаче имущества из федеральной собственности в собственность субъекта Российской Федерации или муниципальную собственность, из собственности субъекта Российской Федерации в федеральную или муниципальную собственность, из муниципальной собственности в федеральную собственность или собственность субъекта Российской Федерации
Особенности хранения документов в бухгалтерии
Архивирование в компании не должно противоречить нормам законодательства и внутренним нормативным актам. Сегодня организации сами определяют, в каком виде им хранить оригиналы — в бумажном или электронном. Но большинство бухгалтерских документов всё же можно оформлять и сохранять в цифре.
Независимо от вида документа, важно сохранить его для подтверждения легитимности финансовых операций. Ценность архива бухгалтерских документов для предприятия заключается в том, что он связан с сутью бизнеса — движением денежных средств. Обязательному хранению подлежат:
- договоры по финансовым операциям;
- первичные, кассовые и банковские документы;
- книги учета доходов и расходов;
- налоговые декларации;
- учетная политика организации;
- данные об инвентаризации;
- бухгалтерская отчетность;
- расчеты по страховым взносам и заработной плате;
- другие документы, связанные с финансовой деятельностью.
Как не ошибиться с датой акта
Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:
- Перед уничтожением дел с датой оформления в 2010 году и позднее сроки их хранения нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, либо приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
- Документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000. Это обусловлено тем, что приказ № 558, которым введен в действие перечень-2010, не имеет обратной силы, то есть не распространяется на ранее возникшие отношения — иное прямо не оговорено в нём самом. А отдельные сроки перечня-2000 и перечня-2010 не совпадают по одним и тем же видам документов.
При конкретизации даты уничтожения документов следует помнить, что в акт на уничтожение разрешено включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта. К примеру, дело 2015 года со сроком хранения 5 лет допустимо включить в акт не ранее 2021 года.
Что делать, когда срок хранения документа истек
Вопрос: …Налоговой проверкой установлено отсутствие кассовой книги, приходных и расходных кассовых ордеров, номенклатуры дел, архивных документов за период с 2002 — 2004 гг. В отношении руководителя организации составлен протокол по делу об административном правонарушении по ст. 15.11 КоАП РФ за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов. Правомерно ли составление протокола?
В соответствии со статьей 120 НК РФ, налогоплательщик наказывается штрафом в размере 10 тысяч рублей, если не представит налоговые и бухгалтерские документы учета за один налоговый период. Если налогоплательщик не может представить документы учета за несколько налоговых периодов, его ждет штраф в размере 30 тысяч рублей.
Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Чтобы найти родственника, в строке поиска достаточно ввести базовые данные: ФИО, год рождения и звание. «Бессмертный полк».
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Организация работы по учету, регистрации, формированию и хранению дел об АП возлагается на начальников оперативных таможен, заместителей начальников таможен по правоохранительной деятельности.
Таким образом, указанные сведения хранятся в базе данных судебных приставов и никак не влияют на дальнейшее трудоустройство.
Дела об АП, возбужденные должностными лицами таможенных органов, подлежат обязательной регистрации в день их возбуждения. В случае возбуждения дел об АП в выходные или праздничные дни они должны быть зарегистрированы в первый рабочий день, следующий за днем возбуждения таких дел.
В 1999 году Судебным Департаментом ВС РФ был выдан приказ, в котором утверждались условия обеспечения сохранности, порядок сдачи, организация отбора, а также срок хранения уголовных дел в архиве суда.
То же самое с документами, которые вы создали или получили до изменения сроков хранения. По ним тоже руководствуйтесь наибольшим сроком.
Утвердить прилагаемое Положение о порядке учета, регистрации, формирования и хранения дел об административных правонарушениях в таможенных органах Российской Федерации (далее — Положение).
На основании ст. 31.9 Кодекса постановление о назначении административного наказания не подлежит исполнению, если оно не было приведено в исполнение в течение одного года со дня его вступления в законную силу.
Среди прочего, он установил новые сроки хранения документов документационного обеспечения управления и организация хранения документов. Проще говоря, регламентирующих документооборот на предприятии.
Важно отметить, что при оправдательном приговоре за недоказанностью, уголовное производство в архив не сдают, его направляют прокурору для проведения последующих действий по установлению других причастных к правонарушению. При оправдательном решении, уголовное производство отправляется в архив сразу, после вступления приговора в силу.
Дела об АП, возбужденные должностными лицами региональных таможенных управлений и таможенных постов, непосредственно им подчиненных, регистрируют, учитывают и хранят в оперативных таможнях.
Помимо федеральных льгот и пособий, в регионах есть и собственные меры поддержки неполных семей с детьми.
Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителей Министра, ответственных за соответствующие направления деятельности.
Инструкция о сроках хранения информации имеется в судах, срок хранения зависит от размера наказания и от результата. По истечении срока хранения дела, если оно не представляет собой исторической ценности, подлежит уничтожению, но сам приговор по делу хранится постоянно.
Основой формирования документального фонда органа внутренних дел является номенклатура особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел*(45), которая используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов.
Для целей налогообложения течение срока хранения начинается после отчетного периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налогов и участвовал в формировании отчетности.
Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность. В то же время, согласно пункту 1 этой статьи, конкретные сроки по различным видам документации должны соответствовать правилам организации государственного архивного дела.
Огромное значение в хранении уголовных дел играет организация архивного помещения. Важные материалы уголовных дел будут передаваться в архив, только если он отвечает установленным на законодательном уровне, нормам.
Как составить акт на уничтожение документов
До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».
В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:
Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.