Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы проверяет трудовая инспекция в 2023 году и за что и какие штрафы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если инспекторы нашли нарушения, они составят предписание об их устранении в определённый срок. Устраняйте нарушения вовремя, тогда у вас будет шанс обойтись без штрафа и получить только предупреждение.
Документы проверяемые трудовыми инспекциями
- индивидуальные инструкции по охране труда
- журналы регистрации несчастных случаев
- личные карточки выдачи средств индивидуальной защиты
- графики медосмотров
- инструкции по действиям сотрудников при выполнении конкретных опасных работ (при необходимости)
- журналы регистрации инструктажей
- приказ о назначении ответственных за ОТ лиц
- документы об обучении сотрудников ОТ
- прочие документы
Виды проверок трудовой инспекцией
Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. О плановой проверке работодатель может узнать заранее либо на сайте Генпрокуратуры, либо на сайте Федеральной службы по труду и занятости. Не позднее, чем за три дня до начала проверки, инспекция труда уведомляет об этом работодателя (п. 12 ст. 9 Федерального закона № 294-ФЗ).
Как плановые, так и внеплановые проверки могут быть выездными или документарными. Выездной вид проверки предполагает личное присутствие инспектора. При такой проверке сотрудники Федеральной службы по труду и занятости вправе запросить по теме проверки документы за любой период
При документарной проверке инспекция запрашивает заверенные копии документов для исключения возможных нарушений. В случае возникновения у инспекции подозрений в правомерности действий со стороны работодателя, последнему нужно будет отправить заверенные копии необходимых подтверждающих документов.
При этом если к плановой проверке можно подготовиться заранее, то от внеплановых не застрахован ни один работодатель. Одна из наиболее частых причин такой проверки – жалобы самих же сотрудников на нарушение их трудовых прав.
Кого будут проверять в 2023 г.
Перечень компаний, подлежащих плановой проверке в 2023 г., опубликован на сайте Федеральной службы по труду и занятости (Роструда). Данный перечень составлен в разрезе субъектов РФ. Периодичность подобных проверок зависит от группы риска, к которой относится компания. Присвоение организации определенной категории риска осуществляется согласно Правилам, которые утверждены Постановлением Правительства от 17.08.2016 № 806.
Определить свою группу риска работодатель может заранее, найдя свою организацию в соответствующем разделе на сайте Роструда по ее наименованию или ИНН. Рассмотрим, с какой периодичностью проводятся проверки трудовой инспекцией при соответствующей категории риска
|
Категория риска |
Периодичность проведения проверки |
|
Высокая |
Один раз в 2 года |
|
Значительная |
Один раз в 3 года |
|
Средняя |
Не чаще, чем один раз в 5 лет |
|
Умеренная |
Не чаще, чем один раз в 6 лет |
|
Низкая |
Проверка не проводится |
Как правило срок проверки не должен превышать 20 рабочих дней. Для малых предприятий общий срок для плановых проверок в течение года не должен превышать:
- 15 часов – для микропредприятий;
- 50 часов – для малых.
Продляют продолжительность проверки только в исключительных случаях. При этом срок, на который проверка может быть продлена не должен превышать 20 рабочих дней, для малых компаний – 50 часов, а для микро – 15 часов. Необходимость в увеличении срока проверки возникает если:
- требуется проведение сложных и длительных исследований и/или испытаний;
- требуется проведение расследования и/или экспертизы.
Для каждого структурного подразделения компании срок для проведения проверки устанавливают отдельно.
Возможно также приостановление проверки, например, если им требуется получить документы путем взаимодействия между госорганами. Срок, на который может быть приостановлена проверка не должен превышать 10 рабочих дней. Приостановить проверку можно только один раз, повторно останавливать ее нельзя.
Что проверяет трудовая инспекция при плановой проверке?
Запрашивать трудинспекция при проверке может любые документы, которые требуются с целью контроля и за любой период времени. Если документы или информация к предмету проверки отношения не имеют, проверяющие инспекторы не вправе их запрашивать. Не имеют право госинспекторы запрашивать и такие документы, которые уже имеются в электронной базе других госорганов. Они получают путем обмена между органами. Выделить один единственный перечень документов, который трудинспекция запрашивает при проверке невозможно. Он определяется в зависимости от целей проверки для каждого конкретного случая индивидуально. Содержится этот перечень в приказе о проверке компании.
Рассмотрим, какие документы могут запрашивать трудинспекторы:
- Учредительные;
- Документы, подтверждающие полномочия руководителей;
- Договора с работниками;
- Личные карточки работников;
- Трудовые книжки, книгу их учета, приказ ответственного за их ведение;
- Штатное расписание;
- Кадровые приказы;
- Правила трудового распорядка;
- Нормативные акты компании (Положение об оплате, о премировании);
- Документы, подтверждающие отсутствие долгов по оплате труда;
- Другие документы по зарплате;
- Табель учета рабочего времени;
- Иные документы.
Все документы компании обязаны предоставить в трудинспекцию в срок до 10 рабочих дней. Оригиналы документов предоставлять не нужно, подают копии, заверенные подписью руководителя, либо уполномоченного лица, а также печатью компании. Документы также могут быть представлены в электронном виде, в этом случае порядок их передачи определяется законом №294-ФЗ.
Внеплановые проверки работодателей
В отличие от плановых, внеплановые проверки проводятся инспекторами ГИТ в экстренном порядке, без предварительного уведомления и зачастую неожиданно для работодателей.
Исчерпывающий перечень оснований для проведения внеплановых проверок ГИТ установлен в соответствии с пп. 1, 3−6 ч. 1 и ч. 3 ст. 57 Федерального закона от 31.07.2020 № 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации». К таким основаниям относятся:
- наличие у ГИТ сведений о нарушениях, допускаемых работодателем. Например, когда в инспекцию подается жалоба/обращение о том, что действия работодателя создают потенциальную угрозу причинения вреда жизни или здоровью работников (такие сведения могут поступить от госорганов, органов МСУ, правоохранителей, частных организаций и физлиц);
- поручение Президента или Правительства РФ о проведении в отношении работодателя внеплановой проверки;
- требование прокурора о проведении контрольного мероприятия по поступившим в органы прокуратуры материалам и обращениям;
- истечение срока исполнения решения контрольного органа об устранении ранее выявленного нарушения;
- поступление от работодателя информации об устранении нарушений обязательных требований в сфере лицензирования, аккредитации, сертификации, включения в реестр, аттестации и т.д. Предмет внеплановой проверки в этом случае ограничивается оценкой устранения нарушений обязательных требований.
Когда штрафы ГИТ поддерживают судьи
Работодателям, несогласным со штрафами трудовых инспекторов и готовым идти в суд, поможет анализ судебной практики. Судьи поддержали инспекторов ГИТ и работодателей от штрафа не освободили в следующих случаях:
| Нарушение | Судебное решение |
В трудовом договоре не указаны:
|
Решение Забайкальского краевого суда от 04.02.2019 по делу № 7-21-46/2019 Решение Московского городского суда от 12.02.2020 по делу № 7-1784/2020 Решение Московского городского суда от 30.07.2020 по делу № 7-8845/2020 Решение Свердловского областного суда от 18.06.2019 по делу № 72-698/2019 |
| На трудовом договоре, хранящемся у работодателя, нет подписи сотрудника, подтверждающей получение им своего экземпляра договора | Решение Московского городского суда от 30.07.2020 по делу № 7-8846/2020 |
| В срочном трудовом договоре нет ссылки на причину его заключения | Решение Московского городского суда от 30.07.2020 по делу № 7-8845/2020 |
| Работодатель не выдал уволенному сотруднику справку о сумме заработка за 2 предшествующих года, сведения о доходах и удержанном НДФЛ | Решение Московского городского суда от 16.06.2020 № 7-6849/2020 |
| Досрочное (до истечения 2 недель с даты подачи заявления) издание приказа об увольнении, если работник увольнение не оспаривал | Решение Забайкальского краевого суда от 25.02.2019 по делу № 7-21-90/2019 |
| Отсутствие подписи сотрудника на приказе об увольнении | Решение Московского городского суда от 02.03.2020 по делу № 7-1948/2020 |
| Нарушение сроков окончательного расчета с сотрудниками при увольнении | Решение Московского городского суда от 28.02.2020 по делу № 7-2883/2020 |
Нарушения при увольнении за прогул
В соответствии с пп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ трудовой договор может быть расторгнут работодателем в случае однократного грубого нарушения работником трудовых обязанностей: прогула, то есть отсутствия на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности, а также отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены).
Согласно ст. 193 ТК РФ до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.
Отметим, что дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. Поскольку положения ст. 193 ТК РФ носят для работника гарантийный характер, соблюдение установленной законом процедуры для работодателя является обязательным.
Как отмечают судьи, из ч. 1, 2 ст. 193 ТК РФ прямо следует, что законодатель предоставил работнику право в течение двух рабочих дней со дня затребования объяснения по факту совершенного им дисциплинарного проступка представить письменное объяснение либо отказаться от представления такого объяснения. Поэтому дисциплинарное взыскание, в том числе в виде увольнения, может быть применено к работнику только после получения от него объяснения в письменной форме либо после непредставления работником такого объяснения по истечении двух рабочих дней со дня истребования.
Если же вопрос о применении к работнику дисциплинарного взыскания решается до истечения двух рабочих дней после затребования от него письменного объяснения, то порядок применения дисциплинарного взыскания в виде увольнения считается нарушенным, а увольнение в силу ч. 1 ст. 394 ТК РФ – незаконным (см. Апелляционное определение Ростовского областного суда от 10.03.2016 по делу № 33-3565/2016).
* * *
В заключение отметим, что, руководствуясь изложенной выше информацией, учреждения смогут своевременно выявить и устранить нарушения, допущенные ими при начислении и выплате сотрудникам зарплаты, а также нарушения порядка увольнения работников.
[1] Федеральный закон от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».
На что обратить внимание перед проверкой ГИТ?
1) Специальная оценка условий труда. Её должны проводить все работодатели, включая индивидуальных предпринимателей, в отношении всех работников, кроме надомников и работающих дистанционно.
2) Охрана труда. В каждой организации должны быть разработаны документы по охране труда, сотрудники обязаны пройти обучение, а на их рабочих местах должны быть оценены профессиональные риски.
3) Трудовой договор. Получите на своем экземпляре трудового договора подпись работника о том, что ему выдали его экземпляр. Включите в договор обязательные условия: место работы, трудовую функцию, дату начала работы, условия оплаты, режим труда и отдыха, условия труда на рабочем месте на основании СОУТ, гарантии и компенсации условие об обязательном социальном страховании работника.
4) Заработная плата. Выплачивайте зарплату не реже, чем каждые полмесяца. Не устанавливайте оплату труда ниже МРОТ.
5) Приём на работу и увольнение.
Сроки проведения проверок: что изменилось в новом году?
| Во-первых, стоит сказать, что эти сроки были сокращены. По новым правилам продолжительность выездных и документарных проверок максимально составляет 10 рабочих дней. | Во-вторых, был установлен срок проведения выездных проверок для организаций, относящихся к размеру малых, он составляет до 50 часов, 15 часов для микропредприятий, и 40 часов для проведения ревизии на основании программы проверок для микропредприятий. Если ваша организация имеет обособленные подразделения в каких-то других субъектах России, то продолжительность проведения выездной проверки устанавливается индивидуально. |
За нарушение архивного законодательства руководителя компании могут привлечь к административной ответственности.
Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа. Размер штрафа составляет от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ).
Рассматриваемый нами порядок предоставления документов, не распространяется на расследования несчастных случаев на производстве (п. 5 ч. 3 ст. 1 Закона N 294-ФЗ). Если поводом к проведению проверки послужило обращение работника о причинении вреда жизни и (или) здоровью граждан и при проведении проверки выявлены нарушения установленного порядка расследования несчастного случая, в том числе факты сокрытия работодателем несчастного случая на производстве, то инспектор вправе самостоятельно провести его расследование в порядке, установленном ст.ст. 229.2, 229.3 ТК РФ и Положением об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях, утвержденном постановлением Минтруда РФ от 24.10.2002 N 73.
Как избежать прохождения медосмотра?
Возможность избежать медосмотра есть – это Ситуация №2. В некоторых случаях, действительно, автомобиль предоставляется сотруднику, ни как средство исполнения обязанностей, а в качестве льготы (бонуса), чтобы не тратить время на общественный транспорт. Для этого необходимо обзавестись документами, по которым следует, что:
- В обязанности работника не входит перевозка, доставка грузов, оказание услуг и пр.
- Использование ТС не является обязанностью для данного лица.
- Рабочее место сотрудника, по трудовому договору, не автомобиль.
- В договоре об использовании ТС указывается, что оно предоставляется сотруднику для служебных и личных поездок, как льгота.
Если сможете представить доказательства, что дело обстоит именно так, списание ГСМ ведется на основании актов или иных первичных документов, то возможность (хотя и не 100%) пользоваться автомобилем без медосмотра существует. О чем свидетельствует судебная практика (особенно в центральных регионах РФ). О чем свидетельствует судебная практика (особенно в центральных регионах РФ). Если случится ДТП, готовьтесь к жесткой проверке надзорных органов. Так же стоит знать о проверке налоговых органов проведения предрейсовых осмотров.
Штрафы трудовой инспекции по результатам проверки
Проверка ГИТ — испытание для любого работодателя. Дело все в том, трудовая инспекция может провести проверку и потребовать документы за любой период деятельности. Разумеется, за исключением документов, срок хранения которых истек.
Проверка ГИТ может быть плановой (смотреть сайт ГИТ, где этот план на год размещен) и внеплановой. С 01 июля 2018 г. при проведении всех плановых проверок инспекторы труда используют проверочный лист. Он содержит список контрольных вопросов. И предмет плановой проверки ограничен этим кругом вопросов. Предмет внеплановой проверки всегда определен.
Обращаем внимание всех работодателей — организаций и индивидуальных предпринимателей. Полномочия и порядок проведения проверок ГИТ регламентируют не только 294-ФЗ, но и глава 57 Трудового кодекса РФ. Когда нужно получать согласование прокуратуры, а когда достаточно уведомления — об этом статья 360 ТК РФ.
По результатам проверки ГИТ выносит акт проверки. И возможно, предписание об устранении нарушений. Невыполнение в срок требований предписания образует состав административного правонарушения. По ч. 23 ст. 19.5 КоАП РФ.
Нормативное регулирование плановых проверок трудовой инспекции
Правовые основы проведения проверок Государственной инспекцией труда содержатся в следующих нормативных актах:
- конвенция Международной организации труда «Об инспекции труда…» от 11.07.1947 № 81 (далее — Конвенция МОТ);
- глава 57 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ);
- закон «О защите прав…» от 26.12.2008 № 294-ФЗ (далее — закон 294-ФЗ);
- Положение о надзоре за соблюдением трудового законодательства, утв. постановлением Правительства РФ от 01.09.2012 № 875 (далее — Положение);
- Административный регламент исполнения ГИТ функции по надзору за соблюдением трудового законодательства, утв. приказом Минтруда от 30.10.2012 № 354н (далее — Регламент);
- Методические рекомендации по планированию ГИТ в субъектах РФ мероприятий по надзору за соблюдением трудового законодательства, утв. приказом Роструда от 28.10.2010 № 455 (далее — Методические рекомендации).
Полномочия инспекторов
- Следить за тем, чтобы работодатели не переступали закон в отношении своих подчиненных;
- Проводить проверки и составлять по их результатам акты;
- Составлять предписания для работодателя, в которых указаны конкретные сроки, за которые нарушения должны быть исправлены;
- Отстранять от занимаемой должности работников, не обладающих необходимыми знаниями и навыками, касаемо техники безопасности;
- Фиксировать факт административных правонарушений, путем составления протокола, и привлекать к ответственности виновных лиц;
- Выявлять причину произошедших несчастных случаев, путем проведения расследования;
- При необходимости, передавать сведения и документы в прокуратуру или в суд;
- Инициировать закрытие предприятия, при наличии определенных оснований.
Периодичность проверок
Важно! Плановые проверки проводятся не чаще, чем 1 раз в 3 года.
Некоторые работодатели от плановых проверок освобождены. Речь идет о компаниях и ИП, которые признаются субъектами малого предпринимательства. Такой мораторий установлен до конца 2021 года. Но для следующих субъектов малого бизнеса предусматриваются исключения:
- Если за работодателем числится административное наказание за нарушение КоАП в грубой форме, либо если были дисквалификация либо приостановление деятельности;
- По работодателю ранее принималось решение о приостановлении лицензии, либо ее аннулировании.
Проверять таких работодателей можно только в том случае, если с даты проверки компании, при котором были выявлены нарушения прошло менее 3х лет.