Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правило заполнения транспортной накладной в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Электронная транспортная накладная (ЭТН) – это электронный аналог бумажной транспортной накладной (ТН), который отличается от нее способом хранения и передачи информации. В отличие от обычной ТН, которую необходимо заполнять вручную на специальном бланке, ЭТН может быть заполнена и хранится электронно, без использования бумажного носителя.
Кто составляет транспортную накладную?
Рассмотрим пункты 7 и 23 правил перевозок грузов:
Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, составленной, если иное не предусмотрено договором перевозки груза, грузоотправителем по форме согласно приложению N 4 на бумажном носителе или в виде электронной транспортной накладной.
…
23. Оформление (формирование) транспортной накладной или заказа-наряда в случае перевозки грузов для личных, семейных, домашних или иных, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности нужд, может осуществлять перевозчик (фрахтовщик) по согласованию с грузоотправителем (фрахтователем), если это предусмотрено соглашением сторон.
До 1 марта 2022 года в Постановлении Правительства было прямо указано, что по умолчанию транспортную накладную составляет грузоотправитель, то есть человек или организация, которые передают груз перевозчику (транспортной компании).
В случае перевозки груза для личных, семейных или домашних нужд транспортную накладную может оформить перевозчик (транспортная компания).
С 1 марта 2022 года подобных указаний в нормативном документе нет, то есть транспортная накладная может быть составлена любым участником перевозки.
Важно понимать, что изначально транспортная накладная заполняется не полностью. Некоторые поля должны быть оставлены пустыми, т.к. они заполняются в процессе перевозки, либо при погрузке или выгрузке груза.
28. Перевозчик (водитель) по завершении погрузки подписывает транспортную накладную и в случае необходимости указывает свои замечания и оговорки при приеме груза в пункте 8 транспортной накладной на бумажном носителе или в электронной транспортной накладной.
70. В случае оформления транспортной накладной на бумажном носителе при подаче транспортного средства под выгрузку грузополучатель вносит в транспортную накладную в присутствии перевозчика (водителя) фактические дату и время подачи транспортного средства под выгрузку, а также состояние груза, тары, упаковки, маркировки и опломбирования, массу груза и количество грузовых мест и (или) информирует об отказе принять груз с обоснованием причин (при наличии). Перевозчик (водитель) вносит оговорки и замечания (при наличии) о дате и времени прибытия или убытия, о состоянии груза, тары, упаковки, маркировки, опломбирования, о массе груза и количестве грузовых мест.
Например, после завершения погрузки водитель подписывает накладную и указывает в ней свои замечания. А при разгрузке транспортного средства в накладную вносят данные и водитель, и грузополучатель.
Оформление транспортной накладной: образец 2023
Транспортная накладная (ТН) — важный документ, который необходимо заполнить при отправке грузов. В 2023 году по-прежнему можно использовать бланк, утвержденный законодательством.
Для оформления ТН важно знать, какой порядок и требования отличаются от актов о заполнении накладной в 2022 году. В общих чертах накладная оформляется по тем же правилам, но есть некоторые условия, которые важно учесть.
Основная информация, которую необходимо заполнить в ТН, включает в себя данные о отправителе, получателе, грузе, количестве, весе и стоимости. В 2023 году электронная транспортная накладная становится все более популярной и может быть использована вместо бумажного варианта.
Основные требования к заполнению ТН: указание полного наименования предприятия-отправителя и предприятия-получателя, правильное указание количества и веса груза и точное указание суммы поставки.
Цель хранения ТН — предоставление информации о перевозке груза в случае необходимости. ТН должна храниться в течение определенного времени, обычно 4 года.
Когда заполнять ТН? Она должна быть оформлена до отправки груза. Некоторые организации требуют оформления ТН еще до погрузки.
Важно помнить, что ТН является юридическим документом, поэтому необходимо придерживаться всех требований и заполнять ее в точности, чтобы избежать проблем при перевозке груза. Надлежащее оформление транспортной накладной соблюдая законы и правила — это залог успешного и безопасного транспортирования грузов в 2023 году.
Чем ТН отличается от ТТН
Транспортная накладная (ТН) и товарно-транспортная накладная (ТТН) – это важные документы, которые используются при отправке и получении грузов. Они содержат информацию о товарах, маршруте и условиях доставки. Но какие ключевые отличия между этими документами?
Одно из основных отличий — это формат заполнения. ТН может быть заполнена как в электронной форме, так и на бумажном бланке, в то время как ТТН обычно оформляют только на бумажном носителе. Кроме того, ТН заполняется только один раз, в то время как ТТН может быть оформлена на каждую отдельную отправку.
Также, порядок заполнения и требования к заполнению ТТН и ТН могут отличаться. Например, в ТТН обязательно указывается количество мест и вес груза, а в ТН такая информация необязательна. Кроме того, в ТТН указываются основные сведения о грузоотправителе и грузополучателе, а в ТН эти сведения могут быть опущены.
Еще одно важное отличие между ТТН и ТН – это юридическая сила этих документов. В соответствии с законодательством РФ, ТТН является обязательным документом, который необходимо хранить в течение определенного времени. ТН же, согласно законам и актам, не обладает такими же требованиями к хранению.
Таким образом, ТН и ТТН имеют общие условия оформления, но существуют важные отличия в требованиях и порядке заполнения. Каждый из документов содержит необходимую информацию для правильной доставки груза, но ТТН имеет больший юридический статус и требования к хранению.
Чем ТТН отличается от ТН?
До импорта груза использовался другой документ — товарно-транспортная накладная (б/л). Однако после первого использования второго от него не отказались. Сейчас используются оба документа: транспортная и почтовая накладные. Каковы различия между ними?
Коносамент (б/л): первый документ, на основании которого оформляется груз.
- Он помогает зафиксировать движение товара между продавцом и покупателем.
- Обеспечивает законность перевозки во время дорожных проверок.
- Он разделен на два раздела — отдел торговли и отдел транспорта. В них содержится информация о товарах и этапах перевозки.
- Это является основанием для: a) оплаты автоперевозки; b) выставления счета за товар отправителем; и зачета товара получателем.
- Заполняется в четырех экземплярах. Более подробно о правилах выдачи ТТН, бланк и образец — здесь >>
Как правильно заполнить ТН: Грузоотправитель
Грузоотправитель заполняет пункты 1-5, 8, 11 и 12 транспортной накладной. Образец заполнения данного блока можно рассмотреть ниже
Пункт 1. Здесь необходимо заполнить шапку транспортной накладной. В случае, если заполнителем является юридическое лицо, необходимо указать реквизиты, наименование, адрес организации, ИНН и контактный телефон. Граждане должны указать ФИО, ИНН и номер личного телефона. Раздел 1а заполняется в том случае, если в перевозке груза участвует экспедитор и заполняется данными заказчика.
Пункт 2. Данная строка заполняется по аналогии с вышепредставленной, единственным отличием будет лишь то, что сюда необходимо вписать данные получателя груза.
Пункт 3. В данную строку вписывается вся доступная информация о перевозимом грузе. Часть полей остаются незаполненными, но по возможности оптимальным будет заполнить как можно больше. Температура хранения, данные о составе, хрупкости груза, рекомендуемое время перевозки – все это можно указать в пункте 3 “Груз”.
Пункт 4. В данный раздел вносятся данные о дополнительных сопроводительных документах к грузу: сертификат, счет-фактура, товарная накладная и т.д., если они есть.
Пункт 5. В случае, если для перевозки груза существуют особые условия или пожелания, вписать их для ознакомления перевозчика можно в данном пункте.
Пункт 8. В данном разделе заполняются данные сдающих и принимающих груз, точное время проведения погрузочных работ, а также ставятся утвердительные подписи.
Пункт 11. Данный пункт присутствует в транспортной накладной для заметок и возможных претензий у кого-либо из участников транспортной сделки. Соответственно, данная пустующая строка доступна для заполнения любой из трех сторон.
Пункт 12. Этот пункт заполняется в том случае, если транспортная накладная должна выполнять роль также и расчетного документа. Грузоотправитель может вписать сюда перевозочный договор, данные организации-отправителя груза или конкретного ее представителя.
Порядок, правила заполнения ТТН и образец
Для опытных специалистов ее составление не составляет труда, поскольку бланк со значениями готов к оформлению. Нужно лишь знать, что и куда вписывать.
Пошаговый инструктаж:
- Сначала документу присваиваем № и указываем его (используя внутреннюю нумерацию, принятую на предприятии), проставляем дату.
- В строчку «грузоотправитель» пишем информацию о компании, отправляющей ТМЦ (с полным названием, геолокацией и работающим телефоном).
- По аналогии прописываем сведения об адресанте в пункте «грузополучатель».
- Там, где стоит слово «плательщик», надо вписать фирму, оплачивающую услуги по перевозке.
- Рядом со всеми сторонами сделки надо написать верные коды ОКПО.
Как правильно оформлять ТТН по образцу
Если используется стандартизированный бланк, то для опытных сотрудников его оформление не станет чем-то затруднительным. Однако, государство в свое время разрешило не пользоваться разработанными ранее форматами первичных документов. Предприятия как хозяйствующие субъекты могут разрабатывать их сами. Транспортирующие организации и заказчики постоянно имеют дело с этими накладными. Это несколько усложняет процесс работы для последующих фигурантов.
В стандарте предполагается оформление нескольких разделов. Если налоговая инспекция будет придираться к неправильно оформленной документации и выпишет штраф, то его сумма будет варьироваться в зависимости от категории проступка. К тому же ответственность уполномоченного лица расценивается ниже и при недочетах штрафы приходят на его имя в меньшем размере, чем для целой компании.
Для чего нужна транспортная накладная
ТРН — что это за документ? Он необходим для подтверждения факта оказания транспортных услуг. Им оформляются все автомобильные грузоперевозки в РФ. Она нужна при отправке груза продавцом:
- силами транспортной компании;
- с привлечением услуг экспедитора;
- собственным транспортом — если транспортные услуги выделены отдельно, а не включены в стоимость товара.
Способы оформления накладной
Транспортные накладные разрешено выписывать тремя различными способами:
- заполнить печатную форму от руки;
- заполнить бланк в бухгалтерской программе и распечатать;
- оформить электронную транспортную накладную.
Чем ТН отличается от ТТН
Не следует путать две отдельные формы первички: транспортную и товарно-транспортную накладную. Это совершенно разные формы, хотя и затрагивают общую сферу деятельности. Отличия значительны:
Отражает условия договора перевозки и фиксирует расчеты с транспортной компанией
Представляет собой совокупность транспортной и товарной накладных в одном документе. Отражает факт перемещения ТМЦ и расчеты с перевозчиком
Обязательна при осуществлении транспортировки грузов через транспортные компании или экспедиторов
Обязательна при транспортировке этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции. В остальных случаях разрешается не составлять и заменить другими документами
В чём разница между ТН и ТТН
Многие ошибочно считают, что ТТН и ТН являются синонимами. Это два дополняющих друг друга документа, но каждый из них является самостоятельным видом официальной бумаги. Товарно-транспортная накладная имеет следующие отличительные особенности:
- оформляется с целью контролировать перемещение товара от производителя до конечного получателя;
- наличие ТТН в составе сопроводительных документов снимает любые возможные вопросы при проверке перевозчика представителями контролирующих служб, ДПС;
- ТТН выступает как основа для оплаты за услугу по перевозке груза;
- документ содержит в себе два основных раздела;
- первый раздел товарный, и в нём представлены сведения о грузе;
- второй раздел транспортный, где вносят данные о транспортировочном процессе;
- если возникают какие-либо изменения, корректировать ТТН должен грузоперевозчик;
- ТТН всегда оформляется в 4 экземплярах.
Когда и для чего оформляют электронные транспортные накладные
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) – цифровой аналог соответствующего бумажного документа. Она позволяет подтвердить факт перевозки грузов автотранспортом, расходы на логистику и транспортные услуги. С 1 сентября 2022 года организации и ИП могут самостоятельно выбирать, в каком виде оформлять товарные накладные, но уже с 2024 года запланирован полный отказ от бумажного формата.
Электронную транспортную накладную оформляют при любых грузоперевозках, за исключением двух случаев:
- Доставку выполняет сам продавец без привлечения сторонних перевозчиков. Причем, стоимость доставки включена в стоимость товара, а передача права собственности на груз происходит на складе покупателя.
- Покупатель самостоятельно доставляет товар до места назначения, не привлекая к этому продавца.
Объективно, для бизнеса переход на электронный вариант перевозочных документов выгоден по нескольким причинам:
- документ нельзя потерять, он обязательно дойдет до контрагента в неизменном виде;
- сокращение издержек, связанных с созданием, хранением и пересылкой бумажной документации;
- быстрые взаиморасчеты благодаря ускоренному обмену данными;
- прозрачность грузоперевозок – система фиксирует каждый шаг от отправки груза до его получения.
Сколько экземпляров транспортной накладной нужно составить?
Коносамент составляется (оформляется) на одну или несколько партий груза, перевозимых на одном транспортном средстве.
Товарно-транспортная накладная составляется на бумажном носителе в 3-х экземплярах (оригиналах) для отправителя, получателя и перевозчика соответственно либо создается в виде электронной товарно-транспортной накладной.
…
В случае использования в качестве первичного учетного документа накладной в соответствии со статьей 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» для отправителя оформляется четвертый экземпляр (подлинник) накладной на бумажном носителе.
Минимальное количество накладных – 3 экземпляра (для отправителя, получателя и перевозчика). Если транспортное средство осуществляет несколько однотипных перевозок, допускается оформление на них одной путевой накладной.
Четвертый экземпляр счета-фактуры при необходимости может быть подготовлен для бухгалтерии отправителя.
При погрузке перевозимого груза на разные транспортные средства составляется (оформляется) количество путевых листов, соответствующее количеству используемых транспортных средств.
Если груз перевозится на нескольких транспортных средствах, количество путевых листов должно соответствовать количеству транспортных средств. При этом каждый из счетов-фактур должен быть в 3-х экземплярах.
Порядок оформления транспортной накладной (с марта 2022 года)
| Основные правила | |
| Когда выпущено | При доставке грузов по договору перевозки |
| Кто составляет | Как правило, лицо, являющееся грузоотправителем по договору перевозки |
| Какой груз указан | Одна или несколько партий груза, перевозимых на одном транспортном средстве (V) |
| В какой форме находится | Можно составить на бумаге, либо оформить в электронном виде ТН |
| Кто подписывает | Грузоотправитель (лицо, которое загружает в транспортное средство), грузополучатель (или уполномоченное лицо) и перевозчик (водитель).
Водитель не может действовать от имени обеих сторон договора перевозки |
| Какая информация предоставляется об участниках перевозки (отправитель, получатель, перевозчик и т.д.) | Для юридического лица: ФИО, ИНН, адрес местонахождения, номер телефона.
Для физических лиц: ФИО, ИНН, номер телефона |
| Электронный ТН | |
| Нужно ли дублировать электронный ТН на бумаге | Не обязательно |
| Какие подписи использовать | Расширенные квалифицированные электронные подписи (ECES).
Водитель вправе использовать простую электронную подпись, либо усиленную неквалифицированную ЭП (при условии последующей подписи перевозчиком ТН для своего УКЭП) |
| Бумага ТН | |
| Сколько экземпляров выпустить | Три копии (оригиналы): для отправителя, получателя и перевозчика.
Если ТН используется как первичный учетный документ, требуется четвертый экземпляр — для отправителя |