Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Является ли счет на оплату первичным документом». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Назначение платежа часто в счёте нет вообще. Бывает предмет счёта или наименование товаров, услуг или просто какие-то слова. И плательщик при оплате начинает думать и изобретать велосипед, пишет всякую чушь в назначении платежа. А ему следует копировать назначение платежа как есть. При необходимости добавлять свои коды, тэги, пояснения. В назначение платежа получатель может сразу указать что он хочет, чтобы там был: номер счёта или номер договора, чтобы его программа могла автоматически распознать платёж, зачислить на лицевой счёт клиента или договора, автоматически запустить отгрузку или выполнить какие-то действия.
Первичные документы бухгалтерского учёта: перечень
Можно указать лишь примерный список ПБД, так как он законодательно нигде не определён. Его можно устанавливать и изменять по своему усмотрению. Наиболее распространёнными первичными документами считаются:
- счёт на оплату;
- платёжное поручение;
- товарная, транспортная, товарно-транспортная накладная;
- универсальный передаточный документ (УПД);
- кассовый, товарный чек;
- бланк строгой отчётности (БСО);
- акт выполненных работ;
- расчётно-платёжная ведомость;
- акты приёма-передачи, списания ОС;
- приходные и расходные кассовые ордера;
- авансовый отчёт;
- бухгалтерская справка.
Некоторые специалисты относят договоры и счёт-фактуры к первичным документам. Но это не совсем правильно:
- договор не указывает на факт хозяйственной операции, а фиксирует только намерения;
- счёт-фактура применяется в налоговом учёте для отражения НДС к уплате или к зачёту. К тому же выписывается с отсрочкой в 5 дней. Вместо счёта-фактуры можно использовать УПД, который считается полноценным первичным документом.
Первичные учетные документы
- Главная ›
- Статьи ›
- Первичные учетные документы
Первичные учетные документы призваны отражать происходящие в учреждении хозяйственные операции.
Систематизированные данные из них переносятся в регистры и журналы бухгалтерского учета, которые составляют основу для формирования отчетности. Используются в практике те первичные бухгалтерские документы, перечень которых утверждается учетной политикой.
Рекомендуемые для применения на практике бланки приведены в постановлениях Государственного комитета статистики:
- № 1 от 05.01.2004;
- № 71-а от 30 октября 1997;
- № 88 от 18 августа 1998;
- № 132 от 25 декабря 1998;
- № 100 от 11 ноября 1999;
- № 7 от 21 января.2003.
Первичные бухгалтерские документы кассового типа должны быть идентичны унифицированным формам, остальные бланки предприятиям разрешается видоизменять.
Вопрос 5: Допускаются ли исправления в первичных учетных документах?
В первичном учетном документе исправления допускаются.
Исправление должно быть подкреплено датой исправления, а также подписями лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов. В случае указания неверных сведений, их нужно перечеркнуть тонкой линией, а рядом указать правильные сведения. Около каждого исправления должна стоять сноска «Исправленному верить», с датой и подписями.
6 типичных ошибок в первичной документации:
- Использование на предприятии форм первичных документов, не утвержденных приказом по учетной политике.
- Отсутствие в документах обязательных реквизитов.
- Отсутствие утвержденного руководителем организации списка лиц, имеющих право подписывать первичные документы.
- Ошибки в расчетах.
- Пустые строки. В случае отсутствия данных необходимо ставить прочерк, оставлять строки пустыми запрещено.
- Неправильное исправление ошибок в первичных документах.
Первичная документация онлайн — Идеальный Баланс
В 2013 году, в связи с отменой обязательного применения целого ряда форм первичной бухгалтерской документации, был введён в документооборот универсальный передаточный документ. УПД заменяет собой ряд учётных бухгалтерских документов (М-15,1-Т, ТОРГ-12, СО-1) и счёт-фактуру.
УПД содержит реквизиты, которые используются для оформления факта передачи товарно-материальных ценностей, с указанием НДС. Налогоплательщик может использовать данный документ для заявления налогового вычета НДС, подтверждения затрат для исчисления налогов, в том числе и на прибыль.
Унифицированная форма УПД отражена в письме ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96 и не является обязательной для использования.
ИП или руководитель организации может самостоятельно определить, какие именно формы использовать в документообороте.
УПД может одновременно использоваться вместе со счётом-фактурой и другими документами, подтверждающими передачу материальных ценностей.
Порядок заполнения счета онлайн будет следующим:
Для начала вносится номер документа по порядку, который ведется в компании. Номер может содержать только цифры или цифры и буквы. Используется тот порядок, который у организации закреплен в учетной политике. Поле этого указывает дата документа.
Далее необходимо заполнить реквизиты свои, как продавца, а также покупателя. Сервисы предлагают ввести сведения по ИНН, тогда вся информация будет заполняться автоматически, либо вбивать реквизиты вручную. Свои реквизиты продавцу следует вбивать очень подробно, так как именно по ним покупатель и будет производить оплату.
После этого вносится информация по приобретаемому товару (услуге), единицы измерения, количество, цену за единицу и итоговая сумма по счету. В конце документа могут определяться условия по оплате, например: «Отгрузка производится по факту оплаты».
После заполнения всего необходимого, формируется платежный документ, который следует тщательно проверить. После этого счет сохраняется. Его можно распечатать, либо направить покупателю для оплаты по электронной почте.
Счет на оплату вряд ли можно считать в общем случае первичным учетным документом, так как он не оформляет хозяйственную операцию (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»): отгрузка товара оформляется накладной, перечисление денежных средств — платежным поручением. Счет же выполняет вспомогательные функции: поставщик сообщает покупателю сумму, подлежащую уплате, дополнительно напоминает о сроках ее перечисления.
Унифицированной формы для счета на оплату не предусмотрено, организации решают этот вопрос самостоятельно. Среди традиционных реквизитов счета можно назвать:
- реквизиты поставщика — получателя платежа, а именно наименование, ИНН, КПП, банковские реквизиты (предполагается, что именно на основании счета покупатель будет составлять платежное поручение по форме, утвержденной в Приложении 1 к Положению ЦБ РФ от 03.10.2002 N 2-П «О безналичных расчетах в Российской Федерации»);
- реквизиты покупателя (как правило, только наименование);
- основание платежа (наименование, количество товаров, реквизиты договора поставки);
- сумма, подлежащая уплате (если оплачивается товар, реализация которого облагается НДС, в счете выделяется «входной» налог);
- срок внесения платы по счету (например, «оплатить счет в течение 20 календарных дней»);
- срок действия счета (как правило, в счетах на предоплату);
- дата и номер счета (для идентификации документа);
- подпись уполномоченного лица и печать организации-поставщика.
Законодательство не запрещает заключать сделки в условных единицах (п. 2 ст. 317 ГК РФ). Это означает, что счет также может быть составлен в у. е. и содержать указание на применяемый сторонами курс условных денежных единиц (официальный курс валюты на дату платежа или зафиксированный в договоре курс).
У организации-покупателя счет на оплату обычно выполняет контрольную функцию. Например, согласно правилам внутреннего документооборота платеж с расчетного счета может быть сделан только на основании счета от поставщика, завизированного финансовым руководителем. Однако зачастую стороны обходятся без выставления счетов, ведь суммы задолженности и сроки расчетов согласуются в договоре. Чаще всего счет на оплату рассматривается как односторонний финансовый документ, который сам по себе не порождает прав и обязанностей сторон.
Как правильно заполнить счет на оплату услуг
В самом счете на оплату услуг в предусмотренных полях необходимо указать данные заказчика, данные исполнителя, перечень и объем оказанных услуг или проведенных работ, итоговую сумму, которую предполагается получить.
Данные, идентифицирующие стороны договора, должны совпадать с теми, что указаны в реквизитах сторон в тексте договора на оказание услуг. Если же заказчик официально уведомлял об изменении своих реквизитов, должны быть указаны новые реквизиты.
Заполнение полей в бланке «счета на оплату услуг»
| Заказчик | Наименование юр. лица (фамилия, имя, отчество физ. лица либо ИП) | Источник данных: Договор |
| ИНН | ||
| КПП (если имеется) | ||
| Адрес | ||
| Исполнитель | Наименование юридического лица (фамилия, имя, отчество ИП) | |
| ИНН (не нужен для физических лиц) | ||
| КПП (для юридических лиц) | ||
| Адрес | ||
| Название банка | ||
| БИК | ||
| Номер корреспондентского счета | ||
| Номер расчетного счета | ||
| Оказанные услуги (выполненные работы) | Перечень оказанных услуг | Источник данных: Акт выполненных работ (оказанных услуг) |
| Стоимость каждой услуги из перечня | ||
| Итоговая сумма к оплате |
Выставляем счет на английском языке
Счет-фактура по-английски – invoice – в России часто используется без перевода. Этот документ, прежде всего, должен содержать слово invoice (на русском и на английском языке).
- исходящий и входящий собственный номер;
- имя, контактные данные продавца;
- сведения и контактные данные покупателя или заказчика;
- дату выписки;
- данные о компании и налогообложении;
- дату отсылки/доставки/покупки/оказанных услуг;
- номер заказа или другой номер, по которому заказчик может отслеживать ход доставки;
- итоговая сумма;
- платежные условия;
- и другие сведения, к примеру, особенные условия, информация о налогах, штрафах за несвоевременную доставку, задержку оплаты или возмещение в случае повреждения заказа.
Счет на оплату транспортных услуг
Рассмотрим несколько примеров, как ИП может выставить счет.
Пример 1
Допустим, ИП Иванов Иван Иванович занимается оказанием транспортных услуг по перевозке пассажиров. Он заключил договор от 01.10.2020 № 0408 по перевозке пассажиров с ООО «Принцип». Договор о том, что ИП Иванов И. И. перевезет трех сотрудников ООО «Принцип» 02.10.2020 по маршруту: г. Москва, ул. Уткина, д. 53 — г. Москва, ул. Первомайская, д. 101. Это разовая сделка, все условия прописаны в договоре. ИП подразумевает внесение аванса в размере 100%.
Таким образом, предприниматель выставляет ООО «Принцип» счет на оплату данной сделки. Образец счета на оплату транспортных услуг ИП также приведен в начале статьи.
Первичные документы по стадиям сделки
Сделка — это не одномоментное явление, она растянута во времени. В ней выделяют три этапа.
1. Переговоры об условиях. На этом этапе представители компании обсуждают условия будущей сделки: цену, номенклатуру и количество, сроки, форс-мажорные обстоятельства и так далее. В результате продавец выставляет два первичных документа: счет на оплату и договор.
2. Оплата по счету. Далее продавец обязуется оплатить выставленный счет. Подтвердить оплату помогут:
3. Исполнение сделки. После оплаты следует отгрузка товара или оказание услуги. Продажу ТМЦ подтверждает товарная накладная или товарный чек. Выполнение работ и оказание услуг стороны подтверждают, подписывая соответствующий акт.
Второй и третий этап иногда меняются местами, если стороны договариваются о постоплате. Но набор документов не изменяется:
Что такое первичная документация в бухгалтерии
Пример «первички» в бухучете — любой документ, подтверждающий сделки налогоплательщика. Речь идет о сделках, которые связаны с хоздеятельностью организации и имеют экономический смысл.
Вся первичная документация бухгалтерского учета описана в ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Документы нужно собирать и оформлять в соответствии с этим законом, чтобы подтвердить расходы и доказать ФНС правильность расчета налоговой базы.
Составлять первичный документ нужно в момент осуществления хозоперации, так как документ подтверждают ее совершение. Как правило, это делает поставщик. Перечень первичной документации в бухгалтерии, сопровождающих сделку, зависит от типа сделки и может отличаться. Особо внимательно нужно относиться к документам по сделкам, в которых вы выступаете покупателем, так как это ваши расходы и вы больше поставщика заинтересованы в правильном оформлении документов. Налоговая может не зачесть «первичку» с ошибками.
Является ли первичным документом счет на оплату
2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
- счет-фактура не является оправдательным документом ни для одной хозяйственной операции (например, оправдательными документами при приобретении товаров, работ услуг являются товарная накладная, транспортная накладная, акт выполненных работ (оказанных услуг));
- бухгалтерские проводки, формируемые на основании счета-фактуры (Дт 68.2 19), не являются самостоятельной хозяйственной операцией;
- альбомы унифицированных форм, утвержденные Госкомстатом РФ, не содержат форму счета-фактуры.
Для чего нужен счет на оплату
В деловой практике наблюдается крайне частое использование счетов на оплату, хотя они и не являются обязательными для осуществления расчетов документами. Счет на оплату нужен для того, чтобы уведомить бухгалтерию клиента о том, что у их поставщика имеются ожидания по перечислению денежных средств в оплату за указанные в счете товары, работы или услуги.
Основанием для оформления поставщиком счета на оплату является наличие первичных учетных документов, подтверждающих исполнение им своей части договора: счетов-фактур, актов выполненных работ, товарных и транспортных накладных.
Фактически счет на оплату является для документооборота фирмы внешним документом, имеющим большое значение в управленческом учете и сверке взаимных расчетов (в том числе ожидаемых) поставщика и покупателя.
Правильность оформления счета заверяется подписями руководства и бухгалтерии поставщика, распоряжение на оплату счета, как правило, визируется руководством покупателя. Таким образом, контрагенты, оформляя и принимая к оплате счета, осуществляют управленческий контроль за движением денежных средств и за общим исполнением договора.
Первичная документация
Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму этого документа. В счете можно прописать условия сделки: сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.
В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати необязательны для этого документа. Но ими не стоит пренебрегать во избежание вопросов со стороны контрагентов и государства. Счет не позволяет предъявить поставщику требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги. При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.
Счет на оплату это первичный документ
Оправдательные (исполнительные) документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся приходные ордера, акты приемки материалов; акты приемки-выбытия основных средств; документы о приемке от рабочих выработанной продукции и т. п.
Следует иметь в виду, что приведенные в перечне унифицированные формы первичных бухгалтерских документов не являются обязательными для применения, т. к. с 2021 года (после принятия закона № 402-ФЗ) бланки таких форм можно разрабатывать самостоятельно. Но в большинстве случаев они продолжают использоваться. Поэтому в 2021–2021 годах перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов,содержащихся в постановлениях Госкомстата, продолжает оставаться актуальным.