Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое электронный счет-фактура, для чего нужен, чем отличается эта версия от бумажного варианта?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Одним из основных преимуществ использования электронного счет-фактуры является экономия времени. Когда вы используете электронную форму фактуры, вы можете избежать ручного заполнения бумажной формы, что экономит много времени, которое можно потратить на более важные задачи.
Что такое электронный счет-фактура
Электронный счет-фактура — это электронный документ, содержащий информацию о продаже товаров или оказании услуг и используется для учета налогов.
Электронный счет-фактура может быть использован вместо бумажного экземпляра и должен соответствовать определенным правилам и форматам.
В отличие от бумажной формы, электронный документ дает возможность ускорить процесс обмена данными, а также сэкономить время и деньги на печати и отправке бумажных копий.
Использование электронного счет-фактуры может сократить риски ошибок, связанных с неправильным внесением данных, и обеспечить точность и своевременность подсчета налогов.
Однако, использование электронного счет-фактуры не является обязательным и зависит от законодательства каждой страны и от практик, применяемых в бизнесе.
Способы заполнения и отправки электронного счет-фактуры
Существует несколько способов заполнения и отправки электронной счет-фактуры:
- Вручную на портале налоговой службы: в этом случае необходимо зайти на портал налоговой службы и выбрать соответствующий раздел. Заполнить все поля формы, приложить сканы необходимых документов и отправить счет-фактуру.
- С помощью программного обеспечения: многие програмы, такие как «1С», «Мой бизнес» и др., позволяют автоматически составлять и отправлять счет-фактуры.
- Через банковскую программу: некоторые банки предоставляют возможность отправлять счет-фактуры через соответствующие программы для юридических лиц.
При заполнении электронной счет-фактуры необходимо учитывать, что она должна содержать все обязательные реквизиты, такие как наименование, ИНН, КПП, сумму, налоговую ставку и др. Также следует обратить внимание на правильность указания даты и номера счет-фактуры.
Удобство для бухгалтерии и предприятий
Электронный счет-фактура предоставляет множество преимуществ для бухгалтерии и предприятий. Во-первых, это позволяет значительно ускорить процесс обработки документов, так как все данные уже содержатся в электронном формате и не требуют ввода вручную. Это экономит время и снижает вероятность ошибок при вводе данных.
Во-вторых, использование электронного счет-фактуры позволяет уменьшить расходы на бумажную документацию и экономит пространство для хранения бумажных документов. Это может быть особенно полезно для крупных предприятий с большим потоком документов.
Третье преимущество электронного счет-фактуры заключается в улучшении контроля над документами. Бухгалтерия может легко проверить подлинность и целостность электронного документа, что снижает риски мошенничества и ошибок. Кроме того, электронный счет-фактура позволяет быстро отслеживать статус оплаты и состояние счета.
Как видно, использование электронного счет-фактуры может значительно упростить и ускорить процесс бухгалтерского учета, а также снизить риски ошибок и мошенничества. Поэтому все больше и больше предприятий переходят на использование электронной счет-фактуры, а законодательство страны предпринимает шаги для ее всеобщего внедрения.
Электронные счета-фактуры против бумажных
В работе с электронными счетами-фактурами есть несколько отличий от бумажной версии. Все они прописаны в приказе №50н.
Так, компании могут использовать электронные счета-фактуры при взаимном согласии и наличии у сторон технических средств для работы с ними. При этом чтобы счета-фактуры в электронном виде имели юридическую силу (то есть с их помощью можно было бы, к примеру, подтвердить вычет по НДС), они должны быть подписаны электронной подписью. Важным моментом является и то, что обмен электронными счетами-фактурами должен быть через спецоператора связи. Он гарантирует доставку счёта-фактуры до адресата, своевременное получение всех технологических документов и независимое подтверждение сроков выставления и получения электронного документа. Последнее чрезвычайно важно для налоговой инспекции, в суде и в спорах с контрагентами.
При использовании электронных счетов-фактур (в отличие от бумажных версий) появляется несколько дополнительных документов. Так, для отправки одного счета-фактуры продавец и покупатель должны подписать 1 счет-фактуру, 2 подтверждения оператора связи, 1 извещение о получении счета-фактуры, 3 извещения о получении подтверждения спецоператора.
Положительные свойства счетов-фактур онлайн
Невзирая на то, что в обмене документами по интернету существует некоторое количество подводных камней, преимуществ в нем значительно больше. Рассмотрим самые очевидные:
- Незамедлительность. Чтобы обменяться бумажными документами, нужно время, иногда значительное. Дополнительное время нужно также на подтверждение получения. Электронная информация доходит до адресата мгновенно, будь это контрагент или контролирующий налоговый орган.
- Экономия. Чем больше документов переходят в электронную форму, тем меньше компания будет тратить средств на расходы, обязательные при фактическом документообороте: канцелярию и курьерские (почтовые) затраты.
- Освобождение ресурсов. В результате обмена документами по сети у организации освобождаются временные и финансовые резервы, которые можно направить на повышение эффективности ее деятельности, и в итоге на увеличение рентабельности.
- Безошибочность. Пусть не полностью, но электронный счет-фактура в большой мере защищает отправителя и получателя от досадных ошибок, которые могут сделать недействительным бумажный аналог и стать поводом для отказа в возвращении НДС.
- Прозрачность. В отправленный счет-фактуру, подтверждение которого получено, невозможно внести никаких искажающих изменений.
Как устроен электронный обмен счетами-фактурами
Выставление ЭСФ — это обязательное условие, если реализуются товары, подлежащие прослеживаемости в соответствии с п.1.2 ст. 169 НК РФ. Остальные плательщики НДС могут обмениваться ими по двустороннему согласию, если у участников сделки есть технические средства для обмена и обработки электронных документов.
ЭДО счетами-фактурами возможен при выполнении всеми участниками процесса своих функций:
- продавец: составляет ЭСФ, подписывает его УКЭП и отправляет контрагенту в XML-формате через оператора ЭДО. Для завершения документооборота поставщик должен дождаться уведомления от покупателя о получении электронного документа;
- оператор ЭДО: координирует доставку файла, проверяет соответствие утвержденному ФНС формату и регистрирует даты отправки и получения;
- покупатель: подтверждает получение счета-фактуры электронной подписью и формирует извещение о получении через оператора ЭДО.
Положительные свойства счетов-фактур онлайн
Невзирая на то, что в обмене документами по интернету существует некоторое количество подводных камней, преимуществ в нем значительно больше. Рассмотрим самые очевидные:
- Незамедлительность. Чтобы обменяться бумажными документами, нужно время, иногда значительное. Дополнительное время нужно также на подтверждение получения. Электронная информация доходит до адресата мгновенно, будь это контрагент или контролирующий налоговый орган.
- Экономия. Чем больше документов переходят в электронную форму, тем меньше компания будет тратить средств на расходы, обязательные при фактическом документообороте: канцелярию и курьерские (почтовые) затраты.
- Освобождение ресурсов. В результате обмена документами по сети у организации освобождаются временные и финансовые резервы, которые можно направить на повышение эффективности ее деятельности, и в итоге на увеличение рентабельности.
- Безошибочность. Пусть не полностью, но электронный счет-фактура в большой мере защищает отправителя и получателя от досадных ошибок, которые могут сделать недействительным бумажный аналог и стать поводом для отказа в возвращении НДС.
- Прозрачность. В отправленный счет-фактуру, подтверждение которого получено, невозможно внести никаких искажающих изменений.
Сроки выставления и цена опоздания
Органы ФНС вменяют продавцу в обязанность выставление счета-фактуры в срок не позже 5 рабочих (календарных) суток с момента совершения сделки, которым может считаться:
- отгрузка;
- выплата покупателю аванса или всей стоимости покупки;
- доставка товара покупателю или до пункта, оговоренного в договоре;
- момент оказания услуги.
Бумажное оформление счетов-фактур позволяло подкорректрировать дату в ситуации опоздания, обозначив ее «задним числом». Электронный формат исключает такую возможность. Однако опоздание не столь страшно, оно не является существенным нарушением, могущим повлечь за собой отказ в возврате НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). Главное, чтобы были выполнены остальные существенные требования:
- возможность полной и достоверной идентификации продавца и покупателя;
- указание товара (услуги, работы);
- подтверждение прав собственности и их перехода в результате акта продажи;
- точные данные о стоимости, влияющие на базу и сумму НДС.
Трудности электронного документооборота
С мая 2012 года во многих российских компаниях происходит внедрение внешнего электронного документооборота (ЭДО). Это в какой-то мере обязывает контрагентов таких компаний быть в курсе последних законодательных изменений в работе с первичными бухгалтерскими и налоговыми документами.
Тамара Мокеева, эксперт проекта Диадок компании СКБ Контур, в серии практических статей решила осветить топ-5 самых неоднозначных моментов электронного документооборота.
Первое место. Когда электронный счет-фактура становится юридически значимым и почему его нельзя отправить по электронной почте.
Счета-фактуры в России находятся на «особенном положении», то есть работа с ними значительно отличается от работы с прочими электронными документами. Особый порядок выставления счета-фактуры контрагенту по ТКС регламентируется Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н, а специальный формат электронного документа (.xml), в котором должен быть передан счет-фактура, утвержден Приказом ФНС России от 05.03.2012 N ММВ-7-6/138@.
Особенности электронного УПД
В программах 1С Бухгалтерия или других учетных приложениях можно использовать несколько видов документов, которые дают право изменять сумму налога по НДС:
- СЧФ – традиционный документ, который выписывает продавец при продаже товаров и услуг (если он находится на ОСНО);
- СЧФДОП – это универсальный передаточный документ, который подписывается обеими сторонами сделки. Он дает основание для предъявления НДС к вычету и уплате, а также для внесения изменений в бухгалтерский учет компании;
- ДОП – документ, на основе которого вносится изменение в бухучет. Однако он не является основанием для начисления НДС или предъявления его к вычету.
Обратите внимание, что порядок работы СФ и УПД в программе 1С Бухгалтерия имеет минимальные отличия. Поэтому бухгалтеру не нужно осваивать дополнительные навыки при переходе от традиционного варианта обмена счетами-фактурами на универсальный платежный документ.
Электронный УПД может быть двух видов:
- Односторонний. В нем размещается информация от продавца, и подпись ставится тоже только продавцом;
- Двусторонний. Документ состоит из двух специализированных файлов, в одном из которых содержится информация продавца, в другом покупателя. Подписываются они также двумя сторонами.
Обратите внимание, что подписывать электронные документы должны только уполномоченные лица. Если в компании разные люди подписывают первичку и счета фактуры, то на УПД должны стоять электронные подписи каждого из них.
Также в электронном документе необходимо правильно указывать статусы лиц, которые участвовали в его создании:
- Работник компании-продавца;
- Работник организации, которая сформировала файл;
- Работник иной организации, который вписывается в УПД на основе документа, подтверждающего его статус;
- Уполномоченное физлицо (предприниматель).
Порядок действий участников документообмена при выставлении электронного счета-фактуры
Рассмотрим, что делается в процессе выставления счета-фактуры через интернет участниками сделки (подразумевается, что сертификаты ключей ими уже получены, соглашение друг с другом и с операторами заключено):
- Составление документа в формате, закрепленном налоговыми органами (это делает продавец). Для этого он должен либо скопировать его из бухгалтерской программы, либо заполнить бланк в спецпрограмме оператора ФНС.
- Отправление сформированного документа своему оператору. Обязательно нужно дождаться подтверждения оператора о получении файла, в котором будет значиться дата и время акта, чем и фиксируется акт отправки.
- Продавец извещает оператора о том, что получил его уведомление.
- Оператор продавца производит пересылку счета-фактуры оператору покупателя.
- Оператор покупателя осуществляет отправление файла другой стороне сделки.
- После получения покупатель отправляет ответное уведомление, которое также пройдет через обоих операторов, прежде чем поступит контрагенту.
Представление в контролирующие органы
Согласно ст. 93 НК РФ электронные счета-фактуры можно представлять в налоговые органы через Интернет. Порядок представления регулируется Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@.
Согласно порядку налоговый орган направляет требование о предоставлении документов.
Налогоплательщик высылает пакет запрашиваемых документов, сопроводительное письмо, в котором содержится опись и ссылка на требование. Получатель подтверждает приём документов на проверку.
Бесспорным преимуществом электронного документооборота является экономия времени, т. к. ЭСФ доставляется получателю моментально. Автоматическая обработка сокращает время проверки и гарантирует выявление форматно-логических ошибок. К недостаткам можно отнести возможность сбоев автоматизированных систем. В этом случае придётся оформить счёт-фактуру в бумажном виде (о том, что такое ЭСФ и каковы его преимущества перед бумажной версией, читайте тут).
Счет-фактура – это документ, необходимый для налогового учета НДС. С помощью него подтверждается факт получения услуг или товара заказчиком. Читайте наши материалы о том, как правильно оформить электронный счет-фактуру, в том числе и на аванс.
Как получить или отправить файловый счет-фактуру: подготовка к ЭДО
Чтобы иметь возможность отправлять (принимать) электронные счета-фактуры, хозяйствующему субъекту нужно:
- Направить оператору заявление на участие в электронном документообороте счетов-фактур по установленной форме (как правило, оно тоже электронное).
- Оформить квалифицированную электронно-цифровую подпись (далее — ЭЦП) — у самого оператора, если у него есть компетенции аккредитованного удостоверяющего центра, либо в партнерском удостоверяющем центре.По умолчанию ЭЦП оформляется на директора, но при необходимости право на получение доступа к инструментам документооборота счетов в файловом виде может быть делегировано иным ответственным работникам.
- Дождаться оформления оператором идентификатора участника документооборота счетов-фактур в электронном виде.
Оператор также предоставляет заявителю необходимые сведения для настройки программного обеспечения, которое нужно будет использовать при осуществлении документооборота.
Оператор в течение трех дней после подключения хозяйствующего субъекта к инфраструктуре электронного документооборота счетов-фактур уведомляет об этом ИФНС, к которой приписан заявитель.
Счет-фактура — документ, который может быть:
- обычным — авансовым или отгрузочным;
- исправительным;
- корректировочным.
Нововведения, общие для всех сфер
Говоря о последних изменениях и требованиях, коснувшихся информации о цифровых счетах-фактурах, порядка их выставления и подписания в электронном виде, стоит отметить следующие нюансы:
- В форме появилась дополнительная строка «5а», при заполнении которой указываются сведения об отгрузочной документации, выступающей основанием. В качестве примера — это могут быть накладные, акты выполненных работ или оказанных услуг, и т. п.
- Отдельной графой фиксируется порядковый номер данных, при этом под название отведен раздел «1а», для кода по Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности — «1б».
- Изменено название одиннадцатой колонки, адаптированной не только для продукции, обязательной к прослеживанию, но и для остальных типов импортируемых изделий.
- В форме электронной счет фактуры (сч/ф) добавились дополнительные столбцы (12, 12а и 13), заполнять которые нужно, когда торговые операции связаны со сбытом прослеживаемой продукции. В первом и втором разделах отмечаются кодовый идентификатор и единица измерения. Для авансовых экземпляров, как и в тех случаях, когда реализовывать планируется товары, не относящиеся к указанной категории, строки прописываются, но не заполняются.
Возможность использования ЭСФ закреплена в п. 1 ст. 169 НК РФ. регулирует порядок обмена электронными счетами-фактурами.
Формат ЭСФ утверждён . Счёт-фактура в электронном виде имеет такую же юридическую силу, как и его бумажный аналог, и является основанием для вычета НДС.
В понятие электронных счетов включают:
- реквизиты;
- фактурную часть;
- расчёты.
Отличия электронного счёта-фактуры:
- ЭСФ имеет только одну квалифицированную электронную подпись (КЭП) руководителя или уполномоченного лица (п. 6 ст. 169 НК РФ), которая по закону об электронной подписи равна собственноручной.
- ЭСФ выставляется только в одном экземпляре.
Электронный вариант регистрируется в журнале учёта ЭСФ и книгах покупок и продаж. Хранится документ в течение 4 лет (8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Положительные свойства счетов-фактур онлайн
Невзирая на то, что в обмене документами по интернету существует некоторое количество подводных камней, преимуществ в нем значительно больше. Рассмотрим самые очевидные:
- Незамедлительность. Чтобы обменяться бумажными документами, нужно время, иногда значительное. Дополнительное время нужно также на подтверждение получения. Электронная информация доходит до адресата мгновенно, будь это контрагент или контролирующий налоговый орган.
- Экономия. Чем больше документов переходят в электронную форму, тем меньше компания будет тратить средств на расходы, обязательные при фактическом документообороте: канцелярию и курьерские (почтовые) затраты.
- Освобождение ресурсов. В результате обмена документами по сети у организации освобождаются временные и финансовые резервы, которые можно направить на повышение эффективности ее деятельности, и в итоге на увеличение рентабельности.
- Безошибочность. Пусть не полностью, но электронный счет-фактура в большой мере защищает отправителя и получателя от досадных ошибок, которые могут сделать недействительным бумажный аналог и стать поводом для отказа в возвращении НДС.
- Прозрачность. В отправленный счет-фактуру, подтверждение которого получено, невозможно внести никаких искажающих изменений.