Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Срок ответа на запрос государственного органа ответ на письма юридических лиц». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При поступлении письма-запроса на предоставление информации, важно правильно ответить на него, соблюдая определенные правила и этикет. Письменный ответ должен быть составлен в соответствии с деловой этикой и отвечать на все поставленные вопросы.
Кто составляет письмо
При составлении письма ответа на запрос информации в 2023 году важно знать, кто именно будет отвечать на этот запрос. Как правило, в деловой корреспонденции это задача руководителя или его помощника.
Определение составителя письма важно для определения стиля и форматирования письма-ответа. Какие правила такого составления должны соблюдаться? Во-первых, необходимо четко сформулировать ответ на запрос и предоставить запрашиваемую информацию в документе. Во-вторых, следует придерживаться установленных сроков ответа и точно указать, до какой даты будет предоставлена информация.
При составлении письма-ответа важно также обратить внимание на этику деловой коммуникации. Необходимо написать ответ в форме письменного документа, придерживаясь правил официального стиля. Также рекомендуется особо внимательно проверить текст на грамматические и орфографические ошибки.
Как правильно отвечать на запросы
Отвечать на запросы — это одна из важнейших задач при работе с клиентами. При составлении ответа необходимо быть внимательным и детальным, чтобы предоставить полную и точную информацию.
Прежде всего, следует внимательно прочитать запрос и понять, что именно от вас требуется. При составлении ответа, надо обязательно учитывать особенности письма: его предметные области, организационный стиль и уровень формальности.
Как правило, в ответе на запрос надо указать все необходимые данные и подробности, чтобы клиент получил полную информацию. Если в запросе есть конкретные вопросы, их следует пронумеровать и на них ответить по порядку.
Определенные сроки исполнения запросов, как правило, не устанавливаются. Однако, в некоторых случаях необходимо письменное подтверждение получения запроса и фиксация сроков ответа. В таких случаях следует обязательно указать дату отправки и приблизительные сроки ответа.
Отвечать на запросы – важный процесс коммуникации с клиентами, и от этого ответа может зависеть высокий рейтинг вашей компании и уровень доверия со стороны клиентов.
В каких случаях обязательно отвечать на запрос?
В случаях, когда поступил письменный запрос на предоставление информации, обязательно надо ответить. Независимо от того, о каком запросе идет речь и какие ответы требуются, отправитель запроса имеет право ожидать ответа.
Важно понимать, что ответ на письма может быть не только в письменной форме, но и в устной. В таком случае разрешается составить письмо с запросом на устную информацию и получить ответ в устной форме.
Какие бы ни были какие информации требуемые в запросе и кому бы он ни был адресован, в каждом случае надо отвечать в течение разумного срока. Обычно это не более 10 дней с момента получения запроса. В случае необходимости дополнительного времени на ознакомление или сбор необходимой информации, следует уведомить отправителя запроса об этом и указать примерное время, когда будет готов ответ.
В общем, ответить на запрос обязательно в тех случаях, когда это требуется по действующему законодательству и пишут в письменной форме. Это важное правило, которое помогает обеспечить открытость и прозрачность взаимодействия сотрудников и организаций, а также создать условия для решения возникающих вопросов и проблем.
Кто составляет письмо
Как правило, вся корреспонденция подписывается руководителем организации, его представителем или главным бухгалтером. Все зависит от темы письма и внутреннего разделения ответственности в компании. В любом случае, обычно не руководитель непосредственно пишет текст.
Это задание поручается подчиненным: секретарям, делопроизводителям. Сотрудник должен быть хорошим коммуникатором и иметь базовое представление об официальном делопроизводстве и деловой этике. Качество ответа в значительной степени определяет решение подрядчика о начале или продолжении сотрудничества.
Руководители получают копию окончательного письма, которое они могут сразу же подписать. Рекомендуется потратить пять минут на изучение документа, поскольку сотрудник, занимающий эту должность, мог допустить некоторые ошибки в написании. Возможно, самой большой ошибкой является отсутствие указания на то, как должен быть получен ответ.
Если официальный документ устраивает администратора, он может подписать его.
Существует ряд распространенных ситуаций, в которых может потребоваться ответное письмо
- Государственным органам (например, если от налоговых органов получен запрос на финансовую отчетность компании, индивидуальную информацию о деятельности организации и т.д.).
- Поставщикам (например, если поставщик письменно запрашивает актуальный список материалов для заказа).
- Покупателю (например, если покупатель потребовал, чтобы товар был доставлен в определенный день).
- Судебным органам (например, если суд затребовал определенные доказательства).
- банковским учреждениям (например, если банк запросил кредитный отчет у другого банка, предоставляющего услуги организации).
- физическим лицам (например, в ответ на запрос информации о возможности подать заявление на определенную должность в организации) и т.д.
Инструкция: готовим ответ на требование прокуратуры о предоставлении информации
Шаблоны и формы
Ответ на требование прокуратуры о предоставлении информации — это официальное письмо, в котором организация сообщает сведения, необходимые госоргану, чтобы провести проверку. Запросить могут и документы. Отреагировать нужно в срок от 1 до 5 дней.
29 августа 2019 Гольцова Полина
В полномочия Прокуратуры входит надзор за соблюдением законов РФ:
- при защите прав и законных интересов граждан государственными органами, муниципальными и организациями всех форм собственности;
- при проведении госзакупок;
- в воинских органах и частях;
- при осуществлении уголовного преследования и при исполнении наказаний.
Правила работы установлены федеральным законом №2202-1 от 17.01.1992. При любом нарушении прав гражданин или организация вправе обратиться за защитой в контролирующий госорган. Получив информацию о нарушении прав или закона, госорган обязан реагировать: провести проверку, установить факт нарушения или его отсутствие и вынести соответствующее предписание.
Проверка проводится на основании обращения или информации о нарушении, полученных из любых других источников. Требование прокуратуры о предоставлении документов связано с проведением таких проверок. Госорган вправе запрашивать только те сведения и документы, которые связаны с предметом проверки.
Не требуют документы или сведения, которые находятся в публичном доступе и официально опубликованы.
Как написать о предоставлении информации
Письмо-запрос создается в соответствии с ГОСТ Р 7. 0. 97-2016.
Правила следующие.
- Текст, если он разработан, должен быть написан на бланке с логотипом и другими данными компании.
- Обязательная информация включает два названия агентства (полное и краткое), НДС, код (ОГРН, КПП, ОКПО), контактные данные, местонахождение и дату письма, информацию о руководителе компании и оригинальный регистрационный номер письма. .
- Ветви: 2 см — верхняя и нижняя, 3 см — левая, 1 см — правая.
- На папке также должна быть печать и логотип транспортной организации.
Письмо должно быть структурировано таким образом, чтобы отразить основные моменты письма.
Письмо разделено на шесть блоков.
- Название, передающее суть предмета исследования, и
- Официальное обращение
- Вводный раздел (первый абзац); и
- описание информации или перечень информации в представляемом документе, an
- признание, выражение намерения сотрудничать, другие формы вежливости и
- Подпись уполномоченного лица.
Для заявлений в государственные органы отчет и проверка могут быть опущены.
Пример применения, подготовленный по ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 в соответствии с соответствующим /.
Сроки ответов управляющих организаций
Сроки ответа управляющей компании, ТСЖ, кооператива на обращения собственников/пользователей помещений в МКД отличаются от аналогичных сроков, установленных Законом №59-ФЗ «Об обращениях граждан» для органов власти.
Для УО, ТСЖ, кооператива сроки регламентированы:
1) Правилами №491;
2) Правилами №354;
3) Правилами №416;
4) Законом о защите прав потребителей.
— периодичности оказанных жилищных услуг и (или) выполненных работ
В течение пяти рабочих дней.
В договоре управления срок может быть уменьшен
(п. 40 «а» Правил № 491)
Проверка правильности начисления размера платы, задолженности или переплаты потребителя за КУ.
По результатам проверки потребителю обязаны выдать документы, содержащие правильно начисленные платежи, заверенные по его просьбе подписью руководителя и печатью исполнителя (при наличии)
на личном приеме
(п.31 «д» Правил № 354)
Проверка состояния ИПУ, а также распределителей
В течение 10 дней со дня предъявления требования
(п.31 «е(2)» Правил № 354)
Возможность ознакомиться со сведениями о показаниях ОДПУ
В течение 1-го рабочего дня со дня обращения
(п. 31 «е» Правил № 354)
Сведения о показаниях ОДПУ за период не более 3-х лет
В течение 3-х рабочих дней со дня получения запроса
подпункт 3 п. 34 Правил №416)
Ответ об удовлетворении либо об отказе в удовлетворении с указанием жалобы на качество КУ (отсутствие отопления, ненормативная температура горячей воды, грязная вода и т.д.)
В течение 3-х рабочих дней со дня получения жалобы
(п. 31 «к» Правил № 354)
Письменная информация за запрашиваемые расчетные периоды:
— о помесячных объемах потребленных коммунальных ресурсов по показаниям ОДПУ (при их наличии);
— о суммарном объеме соответствующих коммунальных ресурсов, потребленных в жилых и нежилых помещениях в МКД;
— об объемах коммунальных ресурсов, рассчитанных с применением нормативов потребления КУ;
— об объемах КР на СОИ (ОДН)
В течение 3-х рабочих дней со дня получения запроса
(п.31 «р» Правил № 354, подпункт 2 п. 34 Правил №416)
Любая информация, размещенная УО на вывесках, досках объявлений в МКД и стендах в помещении УО:
— наименование (фирменное наименование) УО;
— номер лицензии, срок действия лицензии, информация об органе, выдавшем указанную лицензию;
— адрес местонахождения УО и ее представительства;
— режим работы, информация о днях и часах приема,
— адрес официального сайта в Интернете (при наличии);
— адрес официального сайта ГИС ЖКХ;
— контактные телефоны УО, ее представительства, адрес электронной почты;
— контактные телефоны аварийно-диспетчерской службы
— контактные телефоны аварийных служб РСО;
— уведомления о предстоящих работах, иных мероприятиях, которые могут повлечь неудобство для собственников/пользователей МКД либо потребовать их присутствия или их представителей в занимаемом помещении, с указанием времени проведения таких мероприятий;
— уведомления об изменении размера платы за жилое помещение и (или) КУ.
Плата за подготовку и пересылку информации[]
Информация предоставляется бесплатно, если она затрагивает права и обязанности обратившегося (п. 3. ст. 21), либо ее бесплатное предоставление установлено законом или иным правовым актом (п. 4. ст. 21). В остальных случаях взимается плата, если объем информации превышает установленный правительством Российской Федерации размер.
Минимальный бесплатный объем установлен «Правилами взимания платы за предоставление информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (утверждены постановлением Правительства РФ от 24.10.2011 № 860):
| Единица формата | Бесплатный объем | Цена при превышении, ₽ |
| лист формата А4 | 20 | 10 |
| лист формата А3 | 20 | 20 |
| лист формата А2 | 5 | 100 |
| лист формата А1−А0 | 1 | 100 |
| лист формата более А0 | 1 | 1000 |
| мегабайт информации в электронной форме | 1 | 10 |
Бесплатные объемы пересылаются за счет органа, направляющего ответ (информация в электронной форме — на указанный обратившимся адрес электронной почты). В остальных случаях обратившееся за информацией лицо оплачивает пересылку (а для информации в электронной форме — еще и стоимость электронного носителя, если носитель не был предоставлен самим обратившимся). По желанию обратившегося информация (и бумажная, и электронная) может быть передана ему непосредственно в государственном или муниципальном органе.
Если запрашиваемые пользователем объемы потребуют внесения платы, то орган в течение 7 дней со дня регистрации запроса обязан уведомить обратившегося о формате и объеме информации, о стоимости изготовления копий, стоимости пересылки, а также о стоимости электронного носителя (если информация предоставляется в электронном виде). Одновременно сообщаются сведения, необходимые для заполнения платежного документа, и срок оплаты (не превышающий срока ответа на запрос).
Общий порядок рассмотрения обращений граждан
Гражданин Российской Федерации имеет право обратиться в любые государственные и муниципальные органы и организации, на которые возложены функции регулирования и/или контроля определенных сфер жизни и деятельности общества, или к их должностным лицам.
Обращаться гражданин имеет право, в том числе, за защитой своих прав, свобод и законных интересов. Рассмотрение обращений граждан осуществляется бесплатно.
Обращение может быть как индивидуальным, то есть исходящим от одного человека, так и коллективным, то есть исходящим от группы лиц.
Обращение может быть либо «личным», когда гражданин приходит на прием и в устно объясняет цель своего визита, либо письменным, то есть в виде документа, отправляемого либо по почте, либо нарочным в канцелярию или секретарю. Можно также направить обращение в форме электронного документа.
По нашему мнению, письменное обращение во много раз более эффективно, чем устное.
Права граждан при рассмотрении обращения
При рассмотрении обращения государственным органом, органом местного самоуправления или должностным лицом гражданин имеет право:
— представлять дополнительные документы, а также в случае затруднений с получением этих документов обращаться с просьбой об их истребовании;
— знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения. Данное право, однако, имеет некоторые ограничения. В ознакомлении с материалами может быть отказано, если они затрагивают права, свободы и законные интересы других лиц, или если в указанных документах и материалах содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;
— получить письменный ответ по сути обращения. Для этого в обращении обязательно должны быть указаны ФИО гражданина и адрес для направления ответа. В противном случае ответ не направляется. И именно поэтому, как уже упоминалось выше, письменное обращение более эффективно;
— обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;
— обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения.
Общие правила написания ответа
В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.
Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.
Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).
Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.
- Положительный ответ должен быть максимально подробным,
- а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.