Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как с помощью бюджета доходов и расходов (бдр управлять бизнесом». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
БДР составляется на этапе, когда уже готовы все операционные бюджеты. Этим он схож с финансовой отчетностью. Ее нельзя получить, пока не будут отражены хозяйственные операции периода. По аналогии БДР не составить, пока не сверстаешь как минимум бюджеты продаж, производства, себестоимости реализации, коммерческих и управленческих расходов.
Составление бюджета доходов и расходов
Именно поэтому формирование БДР – это, по сути, чисто технический процесс. Для него не требуется анализ емкости рынка. Не нужны оценка и корректировка норм потребления материалов. Нет необходимости считать плановые амортизацию и налоги. Если готова качественная информационная база в операционных бюджетах, то обобщить ее в БДР – вопрос лишь времени.
Давайте посмотрим, как это делается. Чтобы было проще, выделим три этапа, связанные с формированием плановых:
- доходов;
- расходов;
- финансового результата.
Как связаны БДР и БДДС
БДР и БДДС хоть и разные отчеты, но всё же связаны между собой. Когда компания планирует поступления в БДДС, она сразу планирует и доходы в БДР.
Например, когда бизнес планирует получить аванс от клиента в мае — эта сумма идет в БДДС. И планирует выполнить работы по этому клиенту в июне — это уже будет выручка, и она попадает в БДР.
Когда компания планирует выбытия в БДДС, планирует и расход в БДР. Например: в мае бизнес собирается потратиться на обучение сотрудников. В БДДС он планирует списание — 1 млн ₽. А в БДР — расходы — тот же 1 млн ₽, но уже после окончания курсов, в июне. Хотя эти операции не всегда будут в одном периоде, они в любом случае попадут в оба отчета. Рано или поздно, целиком или частями.
Или вот еще пример связи БДДС и БДР. Представьте, что по БДДС компании грозит кассовый разрыв. Она не может увеличить поступления, но ей нужно где-то найти деньги, чтобы покрыть расходы. У компании два выхода из этой ситуации:
- Сократить расходы, например, офисные. Тогда от суммы офисных расходов нужно отрезать одинаково и в БДР, и в БДДС.
- Взять кредит. Тогда процент, который компания будет платить банку, нужно запланировать в БДР как дополнительный расход.
Такие дела.
Как составить БДР: мини-инструкция
Бюджет доходов и расходов состоит из двух основных частей: доходной и расходной. Собирать его начинают с доходной.
Шаг 1. Сформировать доходную часть. К ней относятся:
- бюджет продаж: ожидаемые объемы продаж и цены на товары или услуги;
- бюджет инвестиций: проценты от депозитов или доходы от акций и облигаций;
- бюджет кредитов: если планируете получать кредиты или займы;
- бюджет грантов и субсидий: если планируете получать гранты или субсидии от государства или других организаций.
Шаг 2. Сформировать расходную часть. Сюда входят:
- бюджет затрат на производство или оказание услуг;
- бюджет маркетинга и рекламы;
- бюджет административных расходов;
- бюджет развития и инноваций;
- выплата процентов по кредитам или займам, комиссии за банковские услуги, расходы на управление долгом и так далее.
Шаг 3. Сравнить ожидаемые доходы и расходы. Нужно убедиться, что доходы превышают расходы, иначе прибыли у бизнеса не будет. Если уже в планах расходы превышают доходы, нужно искать способы сократить расходы или увеличить доходы.
Шаг 4. Определить коридоры допустимых значений. Нужно зафиксировать для себя допустимые отклонения от плана. Например, нас устроит, если доход будет колебаться в пределах ±20%.
БДР – универсальный инструмент управления бизнес-процессами. Он позволяет оптимально использовать ресурсы компании, оценивать экономическое состояние предприятия, планировать дальнейшую работу.
Сегодня большинство компаний пользуются автоматизированными системами ведения и управлению бюджетом. Специальные программы снижают количество ошибок, сокращают время на расчеты и облегчают труд сотрудников финансовых отделов предприятия и центров финансовой ответственности (ЦФО).
Перед тем, как составить БДР, нужно сформировать и систематизировать локальные бюджеты компании – производственный, управленческий, бюджет продаж, бюджет затрат и т.д. БДР выступает документом, обобщающим все эти данные.
Основная цель БДР – учёт и прогноз финансового состояния организации. Это итоговая часть бюджета предприятия, вершина айсберга, основание которого – показатели всех бюджетов компании по всем направлениям.
Рассмотрим поэтапно, как формируется БДР.
Сегодня мы познакомились с двумя представителями управленческого учёта – бюджетами БДР и БДДС, рассмотрели некоторые основы их составления.
Теперь мы знаем, что БДР показывает финансовый результат деятельности компании, БДДС – денежные потоки. Оба этих документа очень важны для любого коммерческого предприятия, независимо от его масштаба, вида деятельности и системы налогообложения, хотя, разумеется, все эти условия влияют на структуру бюджета и его цели.
Не пренебрегайте управленческим учётом. Он поможет вашей компании избежать многие неприятные ситуации, позволит своевременно выявить «узкие» места в её деятельности, обеспечит планомерное развитие.
Желаю вам успехов и процветания!
Задавайте ваши вопросы в комментариях, и я обязательно отвечу!
Как использовать отчет о движении денежных средств
Чтобы ответить на этот вопрос, нужно понять, кто пользуется отчетом. И тут есть две группы пользователей.
Внешние пользователи — это ФНС. Не зря отчет ДДС входит в группу бухгалтерской отчетности
Однако сдают ДДС не все: субъекты малого предпринимательства освобождены от его сдачи, если считают, что он не содержит важной информации. Такой отчет делают раз в год вместе с бухбалансом
Внутренние пользователи — это топ-менеджеры и собственники компании, которые хотят понимать состояние основного актива — денег. Для них отчет ДДС чаще даже интереснее, чем отчет о финансовых результатах. Причина в том, что ДДС построен по фактическим данным, то есть он позволяет реально судить о том, сколько денег пришло и ушло из компании.
А вот отчет о финрезультате основан на бухгалтерских данных, которые во многом зависят от способов бухгалтерского учета.
Для внутреннего пользования отчет готовят с разной периодичностью. Кто-то раз в месяц, а кто-то раз в квартал.
Сегодня мы постарались достаточно подробно объяснить суть бюджетов организаций БДР и БДДС, рассмотрели, в чём именно заключается их различие. Рассказали, как составляются эти бюджеты, какие данные они отражают и как их правильно использовать.
Конечно для того, чтобы составлять такие бюджеты самостоятельно без автоматизированной программы, необходимо хорошо разбираться в бухгалтерских учетных регистрах, знать правила их заполнения. А если у вас есть учетная программа 1С или SAP, то такие отчёты по бюджетам вы можете получить за считанные минуты, затем их нужно только проанализировать.
В общем виде такие бюджеты составить на самом деле несложно, их наполнение зависит от деятельности компании, ее специфики. Вы можете легко добавлять или убавлять необходимые вам строки бюджетных форм для обобщения данных. Главное, чтобы данные в них были отражены корректно, тогда их укрупненная структура позволит вам быстро понять какова реальная текущая финансовая ситуация в компании, где основные вызовы, куда нужно перенаправить финансовые ресурсы, чтобы закрытие узкие места, или для того, чтобы ускорить развитие бизнеса, получить максимальную прибыль, повысить эффективность деятельности фирмы.
Как с помощью бюджета доходов и расходов (бдр) управлять бизнесом
Важно
Бюджетирование — универсальный и многоплановый инструмент управления бизнесом. Комплекс приемов и процедур, реализуемых в рамках бюджетирования, не только помогает оптимизировать движение ресурсов компании, финансовых и прочих, но и позволяет оценить экономическую эффективность будущей деятельности фирмы еще на этапе планирования.
Главную роль при этом играет формирование Бюджета доходов и расходов (далее, — БДР). Основное назначение БДР — прогнозирование финансового результата работы предприятия за бюджетный период.
Формирование БДР БДР — главная, итоговая часть формирования финансового бюджета предприятия. БДР фактически является верхушкой айсберга, в основе которого — показатели всего комплекса операционных и функциональных бюджетов по направлениям.
Заявочно-договорная методика формирования БДДС
Возможности эффективного планирования движения денежных средств зависят от периода планирования. Долгосрочные (год и больше) и среднесрочные (квартал, год) БДДС могут практически совпадать с БДР. Чем больше период планирования, тем ближе БДДС к БДР. При переходе к краткосрочному (оперативному) планированию не представляется возможным брать за основу скорректированный на тот же период БДР из-за сильной подверженности процесса движения денежных средств случайным воздействиям, которые почти невозможно предусмотреть на этапе составления БДР, как то: колебания сроков и размеров оплаты, условий и объемов поставок. Кроме того, данные о стоимостном выражении расходов в БДР обычно являются приблизительными, создаются на основе нормативных (учетных) цен на сырье и материалы.
Традиционная методика формирования расходной части Бюджета движения денежных средств, например, описанная в работах К. Щиборща или В. Хруцкого позволяет формировать бюджет движения денежных средств на период от нескольких месяцев до года, однако не всегда подходит для нужд оперативного (краткосрочного) планирования сроком до 1 месяца.
В связи с этим авторами предлагается в дополнении к традиционной методике заявочно-договорная методика, в которой предполагается формирование Бюджета движения денежных средств и платежного календаря (под которым понимается график поступлений средств и платежей предприятия) на основе заявок на расходование денежных средств.
Ключевая особенность предлагаемого алгоритма формирования БДДС на краткосрочный период заключается в том, что, в первую очередь, проводятся анализ текущей потребности подразделений и сложившейся к концу периода структуры платежей по договорным взаимоотношениям. Только после этого сверяются заложенные в БДР и инвестиционный бюджет доходы и расходы с потребностями по текущему движению денежных средств. Результатом такой сверки может быть как корректировка БДДС, так и изменение БДР и инвестиционного бюджета.
Такой подход к планированию движения денежных средств соответствует известному в математической теории оптимального управления принципу оптимальности Р. Беллмана: оптимальный путь движения к достигаемой цели из текущего состояния, в котором находится объект, не зависит от предыстории движения объекта в текущее состояние. «Текущее состояние» объекта в нашем случае — сложившаяся к началу периода планирования ситуация по договорным взаимоотношениям и потребностям предприятия в денежных средствах.
Заявочно-договорная методика формирования БДДС представлена на рис.1:
Рисунок 1 Заявочно-договорная методика формирования БДДС
При планировании поступлений денежных средств (блок 1 на рис.1) проводится расчет предполагаемых поступлений денежных средств на основании имеющихся плановых данных по доходам за данный период и возможным погашением дебиторской задолженности покупателями (Поступления ).
Расчет поступлений выполняется с учетом сложившейся практики взаимоотношений с покупателями. Для этого с помощью, например, статистических методов проводится анализ текущей деятельности предприятия и определяются следующие показатели:
Сроки погашения дебиторской задолженности;
Процент поступающих авансов от общей суммы, реализуемой продукции (товара);
Сроки от получения авансов до исполнения предприятием соответствующих обязательств;
Процент «безнадежных» долгов в общей доле предъявленных покупателям счетов.
Расчет этих показателей производится по каждому виду деятельности в разрезе групп контрагентов. Для этого можно использовать бухгалтерскую базу предприятия.
После расчета общей суммы плановых поступлений определяется максимально возможная сумма выплат за период:
Выплаты = Сальдо нач + Поступления — Сальдо кон — Резерв , где
Сальдо нач — фактический (при отсутствии таких данных — плановый) остаток денежных средств на начало периода планирования;
Сальдо кон — планируемый остаток денежных средств на конец периода планирования;
Резерв — резерв денежных средств на незапланированные, чрезвычайные выплаты.
Планирование выплат денежных средств осуществляется на основе утвержденных заявок и договоров (блок 2 на рис.1). В рамках данной методики предполагается создание базы договоров, в которой регистрируются все заключенные с предприятием финансовые и хозяйственные договора. Для планирования выплат денежных средств на основе разовых взаимоотношений с контрагентами, не оформленных договорами, предназначен документ заявка (Примерный формат табличной части заявки приведен в табл. 3). Заявка составляется подразделением на расходы по текущей деятельности. Обязательное условие заявки — наличие документального подтверждения каждой строки расходов (счет, справка, производственный план).
В каких областях применяют БДР?
Как инструмент управления (менеджмента), бюджет доходов и расходов имеет следующие области применения:
-
краткосрочное планирование. Оценка рисков и потенциальных возможностей (в т.ч. SWOT анализ) менеджментом при составлении бюджета;
-
контроль. На основании данных бюджета доходов и расходов могут устанавливаться лимиты для расходования средств и последующего контроля их непревышения;
-
мониторинг и ретроспективный анализ. Бюджет доходов и расходов служит эталоном для сравнения и своевременного реагирования на отклонения от принятой стратегии (плана). Является сигналом для принятия оперативных решений при существенных отклонениях факта от плана, в том числе корректирующие решения по ценообразованию: сокращение расходов и т.п. При ретроспективном анализе отклонений факта от плана выявляются неэффективные решения / процессы и выполняются управленческие действия по их устранению
-
коммуникация и координация. Формальный канал коммуникации между различными уровнями организационной структуры: как в рамках формирования бюджета (на этапе обсуждения, обоснования бюджетных показателей), так и в рамках контроля исполнения бюджета. Координация работы различных подразделений / бизнес-блоков компании осуществляется благодаря возможности выделить вклад каждого отдельного элемента управленческой организационной структуры (центра ответственности) в общий плановый финансовый результат;
-
оценка и мотивация. Разработка КПЭ (ключевых показателей эффективности) для менеджмента и привязка бонусных схем к плановым показателям.
Что такое БДР и БДДС и чем они отличаются
Даже семейным бюджетом управлять не так-то просто. Кто пробовал, тот знает, что денег на повседневные траты всегда уходит больше, чем вы рассчитывали. Приходится корректировать расходы, добавлять в бюджет новые статьи, о которых вы на момент его составления начисто позабыли.
Представьте, насколько сложнее вести бюджет крупного предприятия. У любого объекта коммерции сотни расходных статей и трат, которые необходимо делать.
Бюджет – это не абстракция, это конкретное понятие, подкреплённое специальными документами. Каждое предприятие, даже состоящее из 2 сотрудников, ведёт бюджет доходов и расходов (БДР) и по возможности – бюджет движения денежных средств (БДДС). Это основа бюджетирования.
Прежде чем перейти к практическому смыслу этих понятий, определимся с терминологией.
БДР – способ документальной фиксации операций, формирующих доходы и расходы предприятия. Как правило, такой документ имеет вид несложной таблицы, в которой учтены все хозяйственные манипуляции, приводящие к поступлению средств или их тратам. При этом учитываются не только денежные, но и любые другие доходы и расходы.
БДДС – способ отразить движение денежных потоков на предприятии. В этом документе фигурируют исключительно события имеющие денежное выражение.
Первичные документы, которыми пользуются при оформлении операций БДР, это акты завершённых работ и оказанных услуг, акты приёма-передачи материальных активов, любые другие документы, подтверждающие доходы и расходы компании. Документ похож на бухгалтерский отчет «О прибылях и убытках».
Взгляните на самый простой пример БДР, в котором отражены расходы и доходы организации.
При формировании БДДС используются кассовые ордера, банковские выписки по операциям со счетами. Сам документ похож на бухгалтерскую форму «Отчета о движении денежных средств».
Посмотрите, как выглядит пример БДДС.
Чем различаются БДР и БДДС?
Эти бюджеты отличаются целями, для которых они формируются. БДР разрабатывается с целью планирования прибыли, которую компания способна получить за бюджетный период. Сюда входят все данные о себестоимости продукции и выручке.
БДДС предназначен для распределения денежных потоков. Он отражает всю деятельность организации, которая выполнялась в денежной форме. С помощью БДДС отслеживаются все операции предприятия по различным счетам.
Рассмотрим детальнее, какие показатели отражаются в каждом из отчетов. Воспользуемся таблицей для лучшего восприятия информации.
| Амортизация | БДР |
| Переоценка ТМЦ | БДР |
| Излишки / недостачи по инвентаризации | БДР |
| Курсовые и суммовые разницы | БДДС |
| Получение / выплата займов | БДДС |
| Капитальные вложения | БДДС |
| Налоги | БДДС |
Автоматизация бюджетов
Любой бюджет рано или поздно становится документом, отражающим факт хозяйственной деятельности, но работать с бумаги и цифрами «вручную» неудобно. Если заносить данные в Excel-файлы, затем вручную переносить итоги в БДДС, то вероятность ошибки очень высока и сложно сделать перерасчет при появлении условия «что, если».
Видеозаписи прошедших вебинаров по теме «Бюджетирование»
От путаницы спасают автоматизированные системы. Они являются готовыми решениями контроля и анализа движения денежных средств, повышения платежной дисциплины, предсказуемости будущего финансового положения. Автоматизированные системы, в частности «Финансист», упрощают работу с бюджетами на крупных предприятиях, в больших организациях, сетевых компаниях. Они представляют собой удобный, настраиваемый сервис по бюджетированию планового/фактического БДР и БДДС и контролю за его исполнением, учитывая специфику деятельности предприятия, ключевые особенности построения прогнозного баланса, опираясь на фактические данные прошлого периода.
Чем отличается БДР от БДДС?
Являясь основными документами финансового планирования, БДР и БДДС отражают изменения финансовых ресурсов компании, однако, они имеют различия из-за того, что эти бюджеты отличаются целями их формирования. БДР формируется с целью планирования прибыли, а БДДС для распределения денежных потоков. При этом БДДС и БДР имеют одинаковые статьи, но некоторые статьи присутствуют только в БДР, а некоторые только в БДДС.
В таблице приведены основные различающиеся статьи БДР и БДДС:
| Статья | БДР | БДДС |
|---|---|---|
| Амортизация | + | |
| Ввод в эксплуатацию основных средств | + | |
| Списание материалов на себестоимость продукции | + | |
| Переоценка ТМЦ | + | |
| Брак на производстве, порча ТМЦ, недостачи по инвентаризации | + | |
| Курсовые разницы | + | |
| НДС и другие косвенные налоги | + | |
| Кредиты (займы) | + | |
| Приобретение основных средств | + | |
| Инвестиции | + |
Стоит отметить, что формирование БДР и БДДС происходит различными способами БДР формируется методом начисления, а БДДС – кассовым методом.