Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать претензионное письмо». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для составления претензий предусмотрен особый порядок и правила составления. Досудебный документ чаще всего составляется в произвольной форме, но в нем необходимо четко отразить сведения о сторонах конфликта: наименования юридического лица, его адрес и телефон, а также аналогичные данные от второй стороны.
Письмо-претензия о возврате денежных средств
Когда составляется
Письменная просьба вернуть ранее уплаченные средства уместна тогда, когда эту проблему не удалось решить при непосредственном обращении. Такое может произойти, если одна из сторон не в полной мере или неправильно выполнила взятые на себя по договору обязательства. Чаще всего эта ситуация наблюдается при неудовлетворенности качеством приобретенного товара. Когда потребитель хочет его вернуть и получить обратно свои деньги.
Написание письма-претензии обязательно, если недовольный покупатель планирует обратиться за защитой своих прав в суд. Для этой инстанции обязательна фиксация того факта, что претензию сначала пытались разрешить в досудебном порядке, но порядок рассмотрения был нарушен либо просьба не удовлетворена.
Правила написания
Письмо-претензия составляется в произвольной форме, но с соблюдением основных правил делопроизводства. А поскольку этот документ может быть представлен в суд, нужно учитывать некоторые реквизиты, которые сделают его юридически актуальным, а при несоблюдении могут лишить такого статуса. К таковым относятся:
- данные адресата претензии – лица, в том числе, юридического, нарушившего права подателя;
- информация о заявителе, включая контактные данные;
- суть претензии;
- личная подпись подателя;
- дата составления бумаги.
Как сформулировать претензию
Описывая фактическую ситуацию, приведшую к требованию возврата денег, стоит придерживаться таких рекомендаций.
- Дата заключения договора (приобретения товара).
- Основные обязанности сторон по договору.
- Какие из указанных обязанностей были нарушены.
- Требование подателя о возврате средств.
- Сроки исполнения требования.
- Меры, которые намерен предпринять заявитель при неудовлетворении его просьбы.
ВАЖНО! Пишите письмо-претензию в двух экземплярах. Постарайтесь получить на втором отметку о вручении (при личной подаче).
Как бизнесу решить спор без суда
Профиль автора
Когда предприниматель или компания не могут договориться с поставщиком или собственником помещения, кажется, что следующее логичное действие — идти в суд.
Но иногда подавать иск может быть бесполезно. Сначала нужно попытаться решить проблему другими способами.
Представьте ситуацию: бухгалтер компании ООО «Ромашка» Вера опечаталась в платежке и перевела поставщику не 39 000 Р, как нужно было по договору, а в десять раз больше — 390 000 Р.
Когда обнаружилась переплата, Вера позвонила поставщику, объяснила ситуацию и попросила вернуть лишние 351 000 Р. Тот пообещал вернуть, но деньги так и не пришли.
А потом и вовсе перестал отвечать на звонки и письма.
Гендиректор Андрей скачал из интернета образец иска, заполнил его, приложил копии договора и платежки, поехал в суд. Там все документы приняли, и Андрей стал ждать, когда назначат заседание.
Но вместо этого из суда пришел документ — иск оставлен без движения, то есть судья откладывает дело. Причина — несоблюдение обязательного досудебного порядка урегулирования спора.
Все потому, что компания должна была попытаться решить спор самостоятельно перед тем, как идти в суд.
Расскажу, что нужно было сделать, почему звонка бухгалтера недостаточно, и когда еще нужно соблюдать досудебный порядок.
Обычно если ИП или компания недовольны работой контрагента, это сразу дают понять — сотрудник звонит контрагенту или отправляет ему письмо, объясняет сложившуюся ситуацию. Стороны обсуждают проблему, договариваются, как ее решить. Чаще всего все заканчивается спокойно и до суда дело не доходит.
Переговоры, переписка, медиация — все это внесудебные способы решить спор, проводить их или нет, каждая компания или ИП решают сами.
Но есть случаи, когда организации, ИП и даже граждане до подачи иска обязаны попытаться решить разногласия мирным путем — если действует обязательный досудебный порядок урегулирования споров.
В отношении бизнеса это выглядит так. Сторона, которая считает, что контрагент не исполнил или плохо исполнил свои обязательства, обязана сообщить ему об этом, чтобы тот исправился.
Для этого она направляет документ, в котором говорит примерно следующее: «Мы недовольны, потому что вы допустили такие-то недочеты.
Требуем их устранить в эти сроки либо расторгнуть договор и возместить убытки, иначе будем обращаться в суд».
Чаще всего такой документ называется претензией. Его можно назвать требованием или предложением, но смысл от этого не меняется — в этом документе одна сторона предъявляет другой обоснованные претензии. Кстати, именно поэтому обязательный досудебный порядок часто называют претензионным порядком.
Если контрагент не отреагирует в установленный срок на претензию, то отправитель может обращаться в суд.
Курс для тех, кто много работает и устает. Цена открыта — назначаете ее сами Начать учиться
Споры, где одна из сторон — обычный человек. Досудебный порядок в этой сфере обязателен, только если о нем указано в законе. Даже если в договоре прописано, что перед обращением в суд нужно направлять претензию, но по закону такого требования нет, то одна из сторон может сразу идти в суд — без предварительной отправки претензии.
На претензии адресаты должны отреагировать в сроки, которые установлены для них в законе. Например, туроператоры обязаны ответить в течение 10 календарных дней, а авиаперевозчики — в течение 30 календарных дней.
Споры между организациями и/или индивидуальными предпринимателями. Обязательный досудебный порядок для бизнеса может быть установлен как законом, так и договором. То есть стороны могут договориться, что в случае разногласий они сначала попытаются решить их сами на уровне «претензия — ответ на нее» или обратятся к медиатору и только потом пойдут в суд.
Акты налоговой инспекции нужно сначала обжаловать в вышестоящей инстанции — в Управлении налоговой службы по конкретному региону, и если управление не отменило решение ИФНС, обращаться в суд.
На сайте ФНС можно скачать образцы жалоб и дальше отслеживать ход поданного обращения.
В предпринимательской сфере досудебный претензионный порядок часто прописывают в договоре по своей инициативе. Это возможность решить потенциальные разногласия без похода в суд, сэкономив тем самым время, силы и деньги.
Пример формулировки в договоре о претензионном порядке
Претензию составляют в письменном виде. Утвержденной формы нет, как правило, в досудебной претензии нужно описать суть проблемы и что-то потребовать от адресата.
Вот что стоит включить в претензию.
Для чего нужна претензия
Несмотря на необязательный порядок досудебного урегулирования, направление письменной претензии рекомендовано, даже необходимо. Это объясняется тем, что в перспективе вам, вероятно, придется обращаться в суд. Возможно, вы уверены, что именно вас это не коснется. Не поленитесь и подготовьте претензию.
- Взыскание штрафа
Одно их преимуществ, которым обладают потребители по искам в защиту своих прав, является возможность взыскания с ответчика штрафа. Зачастую размер такого штрафа может быть значительным, ведь он составляет 50% от суммы, присужденной судом в пользу истца.
Однако, если суд установит, что потребитель не предоставил другой стороне возможность удовлетворить его требования в добровольном порядке (а доказать это можно только претензией и квитанцией, доказывающей ее направление ответчику), суд во взыскании штрафа откажет.
- Взыскание неустойки
Еще один материальный бонус для потребителя – это взыскание неустойки за нарушение сроков удовлетворения его требования. Например, для удовлетворения требования о возврате денег предусмотрено 10-дневный срок. Если деньги не возвращены, то с 11 дня начисляется неустойка. Опять же, для того, чтобы ее взыскать необходимо доказать, что требование было заявлено, а для этого нужна претензия и доказательства ее направления.
Надо ли отвечать на претензию
Отвечать на предъявленные письмом требования партнера по бизнесу совсем не обязательно. Законодательство в большинстве случаев делает это добровольным решением. Если есть возражения по существу, можно написать ответное письмо и изложить в нем свою версию ситуации. Кроме того, можно просто в ответ выполнить действия, предложенные отправителем, например заплатить долг. Если решено все же писать ответ, нужно проследить, чтобы он отвечал требованиям, установленным ст. 158 – 160 ГК РФ о форме сделок, т. е. должен быть письменным, с теми же обязательными реквизитами, что и в самой претензии. Универсальный образец, как правильно написать ответ на претензию, не существует. Это зависит от сути предъявленных требований.
Иногда ответ является обязательным. Это происходит, если такая обязанность установлена Федеральным законом в какой-либо сфере. Например, в статье 12 Федерального закона от 25.04.2002 № 40 «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств» предусмотрены финансовые санкции для страховой компании, которая не ответила застрахованному по договору ОСАГО лицу на претензию о выплате страхового возмещения мотивированным отказом. Аналогичные нормы могут быть установлены и другими нормативными актами.
По общему и диспозитивному правилу статьи 4 АПК РФ, срок ответа на досудебное обращение составляет 30 календарных дней. Когда этот срок заканчивается, отправитель может воспользоваться правом на передачу спора на разрешение арбитражного суда. По соглашению сторон этот срок может быть как уменьшен, так и увеличен. В отдельных случаях он установлен законодательно.
Сроки рассмотрения требования и порядок предоставления ответа
Даже если при написании претензии были соблюдены все нормы действующего законодательства, самый главный вопрос – как и в какой срок отреагирует сторона, к которой предъявляется претензия?
Сроки предоставления ответа описаны лишь в ряде законов, в частности в ФЗ 2300-1, относительно отношений, связанных с нарушением прав потребителей. В таких случаях ответ на претензию должен быть предоставлен на протяжении 10 дней с момента получения требования.
В остальных случаях на уровне нормативных актов нет четких сроков рассмотрения претензий, поэтому целесообразно указать желаемый срок, в который должно быть рассмотрено требование, это может быть 7, 10 или 30 дней.
Из текста претензии также должно быть понятно, в какой форме заявитель желает получить ответ, на какой адрес следует отослать ответ.
Досудебная претензия ваша воля или обязанность?
Желание пострадавшего урегулировать конфликт мирным способом вполне понятно, поскольку в таком случае:
Вы всегда имеете возможность попытаться разобраться с нарушителем, обозначив свои требования в претензии.
Если раньше претензионный порядок разрешения споров оставался на усмотрение пострадавшего лица, то с 2016 года в ГК РФ были внесены изменения, сделавшие процедуру обязательной при определенных обстоятельствах. В ст. 4 АПК РФ говорится, что гражданско-правовые дела принимаются на рассмотрение судом только по прошествии 30 календарных дней после направления нарушителю претензии. Это касается экономических споров, когда результатом удовлетворения требований является передача денежных средств или материальных ценностей.
Претензионный порядок не обязательно соблюдать, если суть вопроса заключается:
Также претензионный порядок не нужен, если в арбитраж обращаются представители федеральных и органов местного самоуправления с целью защиты общественных интересов людей и организаций.
Если в случаях, обозначенных в законодательстве, вы не прошли обязательную процедуру мирного урегулирования конфликта, в принятии искового заявления откажут.
Как пишется претензия?
Прежде, чем начать писать претензию, нужно подготовить все имеющие отношение к спору документы. Это могут быть:
- товарный чек или другие платежные документы;
- акт приемки или дефектная ведомость;
- договор купли-продажи или оказания услуг;
- гарантийный талон и т.д.
Для наглядности также можно сделать фотографии имеющихся недостатков. Также в обоснование своих требований нужно найти соответствующие нормы закона, на которые можно будет сослаться в претензии. С этим может помочь профессиональный юрист.
Хотя законом не установлено строгой формы подачи претензии, при оформлении претензии следует придерживаться правил составления юридических документов:
- стиль изложения должен быть деловым, без просторечий, лирических отступлений и нецензурных выражений;
- текст должен быть составлен лаконично и последовательно, с соблюдением хронологии, но при этом быть емким и небольшим по объему;
- допускается составлять документ от руки, но лучше напечатать на компьютере.
Условно порядок оформления претензии можно поделить на:
- Шапка документа.
- Описательная часть.
- Мотивировочная часть.
- Заключительная часть.
Рассмотрим каждый элемент более подробно.
Особенности документа
Заявителем претензии может быть как простой человек, так и организация. Ее направляют частным лицам, предприятиям или государственным, муниципальным организациям.
Претензия носит деловой характер. Все факты излагаются сухо, без эмоций, четко в хронологическом порядке. В документе должны содержаться ссылки на нормативно-правовые документы, которые доказывают факт нарушения права заявителя.
Обратите внимание на то, что претензия и жалоба – это два разных документа. Конечно, они схожи между собой, но и имеют существенные различия. Претензия считается последним шансом для лица, нарушившего право исполнить требования заявителя. В противном случае автор претензии для решения спора обратится в суд.
Важно! Если согласно договору у человека не имеется возможности урегулировать конфликт в досудебном порядке путем предъявления претензии, направлять подобный документ все-таки нужно. Юристы говорят, что в 70% случаев нарушитель права исполняет требования заявителя, не дожидаясь инициирования судебного процесса.
Письмо-претензия о срывах сроков поставки
Особенности такого письма-претензии
По факту нарушение сроков — одно из многих видовых нарушений условий договора. Срок традиционно прописывается в договорном документе, особенно если это срок на поставку товара. То есть, нарушение срока поставки является поводом к письменному обращению, а в дальнейшем, если проблема не устраняется, заявления в суд. Такой вид обращения может отправить как физическое лицо, так и компания.
Что обязательно должно содержаться в письме
Данный документ является образчиком деловой переписки, поэтому должен содержать обязательные реквизиты:
- Данные получателя;
- Информации об отправителе;
- Название документа – претензия по договору поставки;
- Суть претензии – нарушение сроков поставки – со ссылкой на положения договора;
- Подпись гендиректора и/или начальника юридического отдела, печать организации;
- Приложения – обязательный компонент такого письма, в них содержатся копии всех официальных бумаг, на которые есть указания в тексте претензии (договор, платежное
- Поручение, накладная и т.п.).
В РУП «Дилиз»
юридический адрес:
109341, г. Мурманск, ул. Тавридовая, д.32
От ИП Лавров Е.К., юридический адрес:
234567, г. Москва, ул. Забайкальская. 45, кв. 21
ПРЕТЕНЗИЯ
15 апреля 2021 года ИП Лавров Е.К. (Покупатель) и РУП «Дилиз» (Продавец) заключили договор на передачу 32 комплектов кожаных автомобильных чехлов суммарной стоимостью 432 000 руб. с внесением предварительной оплаты.
По условиям договора (п.3.2), Покупатель своевременно внес предоплату в размере 50% стоимости (двадцать две тысячи пятьсот рублей). Срок по договору, когда Продавец должен был доставить товар Покупателю,– 30 апреля 2021 года.
Со стороны Продавца условия договора не были выполнены в касательно сроков передачи товара, за который была внесена предоплата: по состоянию на 15 мая 2021 года товар не был доставлен.
Согласно ст.23.1 Закона РФ «О защите прав потребителей, в ситуации, когда Продавец, которому была выплачена сумма предоплаты за товар в размере, определенном договором, не выполнил обязательство по передаче товара Покупателю в срок, также установленный в договоре, потребитель имеет право потребовать выполнения по своему выбору одного из двух вариантов:
- Получения товара до истечения нового установленного Покупателем срока;
- Возврата полной суммы предоплаты за товар, полученной Продавцом, не передавшим товар вовремя.
На основании вышеизложенного и в соответствии со ст.23.1 Закона я требую:
- Доставить 10 комплектов кожаных автомобильных чехлов в недельный срок с даты получения данной претензии.
- Согласно п. 4.4 договора, выплатить неустойку за нарушенные сроки передачи товара с внесенной предоплатой из расчета 1% суммы предварительной оплаты за каждый день просрочки.
Прошу ответить на данную претензию в письменном виде в срок, определенный действующим законодательством.
Предупреждаю, что в случае, если мои законные требования будут проигнорированы, я буду вынужден обратиться с исковым заявлением в судебную инстанцию.
Приложения:
- Копия договора о поставке товара №п6н 987675 от 22.01.2021;
- Квитанция об оплате на сумму 216 000 руб.
Правила составления письма
Письмо-претензия не имеет стандартного унифицированного образца, обязательного к применению. Оно может составляться в свободном виде или по разработанному внутри предприятия шаблону. Тем не менее, существует ряд правил, которые в любом случае необходимо соблюдать в процессе его написания.
Письмо-претензия всегда должно включать в себя
- сведения об отправителе и адресате (если речь идет о юридических лицах, здесь надо указывать их полные наименования, а также, — касаемо адресата, — должность и ФИО лица, для которого оно предназначено);
- причины его написания со ссылками на пункты договора, законы и пр. нормы, которые были нарушены;
- возможные пути решения проблемы и санкции (также в соответствии с законодательством РФ), которые могут наступить для адресата в случае бездействия.
Если в письме приводятся какие-то суммы и сроки, их нужно вписывать как цифрами, так и прописью.
При наличии каких-либо дополнительных доказательств, их можно присовокупить к письму в виде приложений (это могут быть чеки, квитанции, доп.соглашения, фото, ссылки на видеофайлы и т.д.). При этом в самом письме нужно обязательно отразить факт приложений, с указанием их количества и, если они письменные — числа страниц (по каждому из них отдельно).
Писать письмо-претензию можно как от руки, так и в печатном виде, но вне зависимости от того, какой путь будет предпочтен, послание нужно заверить «живым» автографом руководителя. При этом ставить на нем оттиск печати не обязательно (предприятия и организации с начала 2016 года освобождены от обязательства штамповать документы).
Что делать, если претензию не удовлетворили
Направляя претензию, заявитель желает разрешить конфликт в свою пользу. Он уверен в том, что его требования будут исполнены. Но бывает так, что документ не удовлетворяют. Что же делать в таком случае?
Если вашу претензию не одобрили, начинайте готовиться к следующему шагу. Собирайте документы и пишите исковое заявление в суд. Но заметьте, привлекать судебные органы можно только в том случае, если вы уверены в своей правоте, и если у вас достаточно доказательств нарушения права.
Если предприятие не отвечает на претензию, его действия расцениваются как нежелание разрешать конфликт мирным путем. Одновременно можно считать, что ваша претензия не удовлетворена, поэтому стоит писать заявление в суд.
Запомните! Исковое заявление составляется с учетом проведения досудебной процедуры урегулирования конфликта. В нем описываются факты, изложенные в претензии, а также то, что документ не был рассмотрен или удовлетворен.
Как написать претензионное письмо
Так как это официальный документ, он имеет определенную структуру написания:
- в начале потребитель прописывает свои личные данные (ФИО);
- необходимо указать название организации, к которой предъявляется претензия, ФИО ответственного лица и его должность;
- прописывается номер письма и дата заполнения бумаги;
- объясняется причина составления претензии (на данном этапе потребитель должен точно описать недостатки товара или услуги, приложить необходимые документы в виде чеков, договоров, накладных и так далее);
- затем выдвигаются требования к недобросовестной стороне (данные требования важно излагать четко и конкретно;
- далее стоит перечислить прилагаемые для доказательств документы;
- в конце ставится подпись потребителя, выдвигающего претензию.
Важно! Претензия от физического (частного) лица составляется в свободной форме на листе формата А4. Претензионное письмо от юридического лица, индивидуального предпринимателя оформляется на специальной форме (бланке).
Обычно делают два экземпляра претензии. Отправить адресату письмо можно:
- Лично. Лицо, получившее документ, должно подтвердить факт его получения, указав на письме дату и оставив личную подпись.
- По почте. Лучше всего выбирать услугу заказного письма с уведомлением о получении.
- По электронной почте. Письмо в данном случает отправляется на официальный электронный адрес организации. Уведомление об отправке письма с вашей почты станет доказательством предъявления претензии.
Возможен ли отказ в принятии претензии
Часто покупателям поступают отказы в исполнении требований, описанных в письме-претензии. Это случается из-за того, что потребитель сам виноват в обнаруженных недостатках товара, например, в поломке.
Если товар действительно повредил или привел в данное состояние потребитель, и это выяснилось в процессе экспертизы, организация не виновна и имеет право отказать в исполнении требований, описанных в претензии.
За товар, который был поврежден в процессе доставки, отвечает тот, чьи курьеры занимались доставкой товара. Если причина порчи товара – заводской брак, организация (продавец) не могут отказать в рассмотрении претензии.