Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровый учет в организации обучение». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чтобы любой специалист по управлению персоналом чувствовал себя уверенно при внеплановой проверке ведомств, центр РУНО разработал курсы для кадровиков. По статистике более 50% сотрудников кадровых служб регулярно совершают ошибки, а законодательство в этой сфере постоянно меняется, и приходится успевать следить за правильностью ведения документации. Без дополнительного обучения здесь не обойтись.
Обучение очно, дистанционно и онлайн
Чтобы любой специалист по управлению персоналом чувствовал себя уверенно при внеплановой проверке ведомств, центр РУНО разработал курсы для кадровиков. По статистике более 50% сотрудников кадровых служб регулярно совершают ошибки, а законодательство в этой сфере постоянно меняется, и приходится успевать следить за правильностью ведения документации. Без дополнительного обучения здесь не обойтись.
Курсы кадровых работников центра РУНО направлены на восполнение пробелов в знаниях и отработку практических навыков, столь необходимых при работе с:
- кадровым делопроизводством
- составлением отчетности по зарплате в 1С ЗУП
- иностранными сотрудниками
- локально-нормативными актами
- внутренним аудитом
- учетом рабочего времени
- ведением трудовых книжек
- мотивацией персонала и другими аспектами
При прохождении дистанционных курсов для кадровиков вам не придется отрываться от трудовой деятельности. Проходить повышение квалификации можно в любое удобное время, просто используя компьютер. Курсы, рассчитанные на дипломную программу, например, очень популярный “Специалист по оплате труда, мотивации и кадрам + 1С ЗУП”, дают возможность освоить множество участков кадровой работы одновременно. Вся теория курса тут же отрабатывается на практике в 1С. Все навыки закрепляются через задания, которые основаны на примерах реальных компаний.
Обучение кадровиков в РУНО дает вам знания по:
- настройке программы 1С
- формированию справочников
- ведению табеля учета рабочего времени
- сдаче отчетности в фонды
- разработке системы премирования и др.
Какие качества нужно развивать
Стать хорошим специалистом в кадровом учёте, вам поможет целенаправленное развитие таких качеств, как:
-
Терпение (работа с документами зачастую занимает достаточно много времени и терпит того, чтобы от неё лишний раз отвлекались)
-
Аккуратность (вы будете оформлять и подготавливать важные бумаги, которые не терпят помарок)
-
Внимательность (одна ошибка в документах может привести к негативным последствиям для организации и даже лично для вас, будьте внимательным)
-
Пунктуальность (ваш труд таков, что вы не можете отложить исполнение своих обязанностей в долгий ящик, надо всё делать своевременно)
Кто ответственен за ведение кадрового учета организации?
Все зависит от масштабов организации. Вопросы кадрового делопроизводства можно возложить:
- на специально созданное подразделение компании (отдел кадров) или отдельного сотрудника;
- на одного или нескольких сотрудников в порядке доп.нагрузки. Как правило, в небольших организациях для этого привлекают секретарей, юристов и бухгалтеров.
- на специализированную компанию по договору аутсорсинга. Но аутсорсеру можно передать не все. Ведение трудовых книжек, например, нельзя поручить стороннему исполнителю. Эту обязанность руководитель должен возложить приказом или распоряжением на кого-то из «своих».
Шаг 4. Назначение ответственного за трудовые книжки
За хранение трудовых книжек (если на предприятии есть сотрудники, не перешедшие на ЭТК) кто-то должен отвечать, ему же предстоит отслеживать их движение, вести их, готовить отчеты СЗВ-ТД и СТД-Р. Такая обязанность фиксируется в должностной инструкции уполномоченного сотрудника и трудовом договоре с ним. Если штат небольшой, то ни к чему назначать отдельного человека, с этим справится и основной кадровик по совместительству (при согласии).
Когда вы пришли в уже работающую фирму, проверьте книжки, бланки, вкладыши и приходно-расходную книгу по их учету. Посмотрите, чтобы оформление было правильным:
- страницы пронумерованы и прошнурованы;
- в конце журнала стоит пломба (сургуч) и подпись руководителя.
Хранится книга у кадровика, а сами трудовые книжки — в несгораемом шкафу или сейфе.
С чего начинается кадровый учет в новой организации?
Организацией кадрового учета состоит из нескольких шагов. Краткая инструкция по организации кадрового учета на предприятии:
-
Организация кадрового делопроизводства. На настоящий момент нет утвержденной инструкции по кадровому делопроизводству: каждая организация действует по-своему. Как правило, начинать нужно с изучения нормативно-правовой базы и подготовки специалиста, который разбирается в законах и инструкциях.
-
Создание базы локальных нормативных актов. В рамках уставной документации необходимо оформить трудовые договора с директором, а также издать указ о приеме его на работу на основании утвержденного собственниками организации протокола. Последующие шаги – это составление перечня кадровых документов, участвующих в делопроизводстве, и утверждение их форм у директора.
-
Разработка документов для принятия сотрудников на работу. Подготовка формы трудового договора — ответственная задача, поскольку он регулирует трудовые отношения с работниками и при спорных ситуациях участвует в судебных разборках. Поэтому рекомендуется тщательно изучить обязательные условия трудового договора. Также необходимо разработать проекты документов для учета отпусков, проект штатного расписания, должностные инструкции и пр.
-
Назначение ответственных по кадрам лиц. В рамках этого шага нужно назначить специалиста, ведущего учет и хранение трудовых книжек сотрудников, ответственного специалиста организации, отвечающего за организацию обработки персональных данных, специалиста по воинскому учету и ответственного за решение задач гражданской обороны. Также назначается ответственный за охрану труда, подачу сведений в службу занятости, сдачу отчетности по сотрудникам, ведение табеля учета рабочего времени. Это может быть как один специалист, так и группа.
-
Принятие сотрудников на работу. На каждого специалиста создается пакет документов при поступлении. Как правило, это приказ о приеме на работу, трудовой договор, должностная инструкция, трудовая книжка (оформляется новая или ведется старая), персональная карточка, согласие на обработку персональных данных и пр.
Как быстро и эффективно наладить кадровый учет в организации?
Правильный выбор программного обеспечения для ведения кадрового учета – залог успешной работы специалистов по персоналу. Точность отражения данных и своевременный учет уберегут от штрафов, а наличие готовых шаблонов увеличат скорость обработки документации. Все это есть в СБИС! Обращайтесь к нашим специалистам: они подберут для вас выгодные тарифы, установят и настроят программное обеспечение, обучат персонал.
Для организации кадрового учета в компании подойдет лицензия СБИС Управление персоналом. Тут вы найдете полный пакет инструментов для создания полноценного учета по сотрудникам, а также возможность создания электронного архива кадровых документов, ведения досье на персонал, готовые системы мотивации, HR-портал и многое другое.
СБИС Учет и контроль рабочего времени будет полезен тем, кто хочет наладить контроль прихода и ухода сотрудников, наладить и использовать различные системы рабочих графиков, автоматически заполнять табели для расчета зарплаты. сотрудников.
Документы кадрового учёта
Единого перечня кадровых документов, обязательных для всех компаний, законодательством не предусмотрено. Существуют только отдельные документы, ведения которых требует Трудовой кодекс РФ. Кроме того, есть кадровые документы, которые могут запросить контролирующие ведомства: трудовая инспекция, налоговая, прокуратура и другие госорганы. Поэтому их ведение тоже является обязательным
Перечень обязательных документов зависит от размеров бизнеса. Например, микропредприятия могут вести упрощённый кадровый учёт. Это значит, что организации микробизнеса освобождены от необходимости оформления ряда локальных нормативных актов.
В общий список обязательных кадровых документов входят:
- трудовые договоры и допсоглашения к ним;
- трудовые книжки;
- личные дела;
- личные карточки;
- приказы (о приёме на работу и об увольнении, о предоставлении ежегодного отпуска или отпуска за свой счёт, о премировании или применении дисциплинарного взыскания и другие);
- штатное расписание и ЛНА о внесении в него изменений;
- графики отпусков и уведомления персонала об отпусках;
- командировочные документы;
- табели по учёту рабочего времени работников;
- должностные инструкции;
- положение об оплате труда;
- расчётный лист;
- согласие на обработку персональных данных и др.
- Создавать, согласовывать, утверждать локальные нормативные акты
- Вести унифицированные формы первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты
- Осуществлять приём на работу (в том числе внутренних и внешних совместителей), оформлять дополнительную работу (совмещение, расширение зон обслуживания, исполнение обязанностей отсутствующего работника)
- Обрабатывать персональные данные работника
- Оформлять рабочее время и время отдыха (в том числе привлечение к работе в выходные и нерабочие праздничные дни)
- Применять поощрения и дисциплинарные взыскания
- Проводить аттестацию работников организации
- Оформлять разные виды отпусков и служебные командировки работников организации
- Оформлять перевод на другую работу и перемещение работников
- Осуществлять увольнение работников по разным основаниям
Кто должен заниматься кадровым учетом
В зависимости от численности работников предприятия и его финансовых возможностей организация кадрового делопроизводства может осуществляться как отдельными его работниками, так и отдельными структурными подразделениями. Вы можете вести кадровый учет:
- Непосредственный руководитель компании. Этот метод чаще всего используется в молодых компаниях с небольшим штатом (до 20-25 человек).
- Специалист отдела кадров. Сотрудник может быть принят на работу по трудовому договору или по договору аутсорсинга.
- Сотрудник на неполный рабочий день. Нередко обязанности по ведению кадрового учета возлагаются на действующих сотрудников – бухгалтера, секретаря, офис-менеджера и т д. При выборе этого варианта крайне важно оформить работу по совместительству в соответствии с ТК РФ. (статьи 60.2 и 151) — необходимо получить письменное согласие работника на выполнение дополнительных работ, назначить ему соответствующую доплату, а также обеспечить, чтобы выполнение дополнительной работы не приводило к увеличению продолжительности рабочего времени день.
- Кадровая служба. Это специальное подразделение, созданное специально для решения вопросов кадрового делопроизводства.
Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства
Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд. С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось? На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя. Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками (акционерами) общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового учета.
Впоследствии, при найме специалиста, которому будет поручен кадровый учет в организации, включающий работу с персоналом, ему можно будет вменить в обязанности соответствующий объем работ. Это делается путем издания приказа, которым ответственность за ведение данного участка работы возлагается на конкретного сотрудника. Также данные обязанности прописываются в должностной инструкции, с которой сотрудник знакомится под роспись.
Кадровое делопроизводство 2020 года, как и прежде, должно вестись с соблюдением Трудового кодекса, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов. Ответственность за кадровый учет в случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства возлагается на виновное лицо в виде дисциплинарных взысканий.
О дисциплинарной ответственности работника читайте здесь.
Для работы в кадровой службе не обязательно иметь специальное образование. Многие предприятия готовы взять сотрудника без опыта в делопроизводстве. Однако это не означает, что вакансию сможет занять человек, не имеющий определенных знаний и навыков, необходимых для работы в этой сфере.
Для ведения кадрового делопроизводства сотрудник должен уметь:
- вести документы, связанные с принятием, увольнением, переводом сотрудников;
- оформлять трудовые книжки;
- вести личные дела;
- составлять трудовые договора;
- работать с больничными, отпускными, пособиями;
- подбирать персонал с учетом требований руководства;
- работать с архивами.
Очевидно, что все вышеописанные обязанности кадровика должны реализовать в строгом соответствии с законом. Поэтому от такого сотрудника требуется идеальное знание нормативных актов и умение их применять на практике. Этому можно научиться в учебных заведениях либо на специальных курсах.
Программа курса профессиональной переподготовки по направлению кадровое делопроизводство
Программа предназначена для подготовки специалистов по кадровому делопроизводству, овладения общими и частными методиками и техниками кадрового делопроизводства; ведения личных дел.
Актуальность программы
Актуальность дополнительной профессиональной программы профессиональной переподготовки «Кадровое делопроизводство» заключается в постоянном развитии и внесении изменений в сфере кадрового делопроизводства, за которыми специалисту необходимо следить и учитывать в своей работе.
Цель реализации программы
Цель реализации программы – формирование профессиональных компетенций, необходимых для организации процесса эффективного кадрового управления персоналом в соответствии с нормами и законами РФ.
Категория слушателей по программе
Специалисты, имеющие высшее или среднее профессиональное образование по специальностям: специалист кадровой службы, специалист по управлению персоналом, кадровый менеджмент, бухгалтерский учет и налогообложение, антикризисное управление.
Режим обучения
Занятость не более восьми академических часов в день.
Форма обучения по программе
Для обучения доступны: очный, очно-заочный, заочный формат обучения с применением электронного обучения и дистанционных образовательных технологий.
Выдаваемый документ
После завершения обучения по программе дополнительного образования и успешного прохождения итоговой аттестации, слушатель получит диплом о профессиональной переподготовке установленного образца в соответствии со ст. 60 Федерального закона №273-Ф3 «Об образовании в Российской Федерации» от 29 декабря 2012 г.
Кому можно поручить ведение кадрового учета в организации
Кадровый учет в компании может быть организован несколькими способами. Все они имеют свои достоинства и недостатки. Остановимся на них подробнее.
|
Метод организации кадрового учета |
Достоинства |
Недостатки |
|
Наем штатного кадровика |
|
|
|
Привлечение стороннего специалиста (по рекомендации) |
|
|
|
Делегирование ведения учета бухгалтеру или секретарю |
|
|
|
Делегирование ведения кадрового учета сторонней организации |
|
|
Делопроизводство включает в себя ведение надлежащим образом документации, связанной с приемом, движением и высвобождением кадров.
Обязательным является ведение личных дел, которые заводятся на каждого сотрудника предприятия. Оно включает в себя личную карточку кадрового учета, заявление о приеме, копию паспорта, копии документов об образовании, справку о прохождении медицинского осмотра, копию военного билета (в случае, если таковой имеется) и прочие документы, которые образуется в ходе осуществления работником трудовой деятельности. А также еще одной и очень важной задачей является заполнение трудовых книжек.
Помимо всего вышеперечисленного, могут разрабатываться и другие документы, которые связаны непосредственно со спецификой предприятия, обеспечивающие правильность работы в области учета кадров.
Подводя итог данной статье, стоит отметить, что кадровый учет и управление персоналом – это взаимосвязанные процессы, где от качества организации первого будет полностью зависеть кадровая политика предприятия.
Упускать из виду кадровые вопросы нельзя ни в коем случае, ведь от них зависит не только деятельность организации, но чаще всего и судьбы работников. Стоит только представить себе, как возмущены те люди, которые не могут получить свою заслуженную пенсию или какую-либо другую выплату из-за некачественного исполнения своих обязанностей кадровиком.
Рассмотрев вопрос о том, как правильно организовать кадровый учет с нуля пошагово, можно приступать к реализации программы по налаживанию этого процесса на предприятии. Самое главное – не пренебрегать рекомендациями Трудового Кодекса, постановлениями Министерства труда, Госкомстата, Росархива и других государственных ведомств.
После того как все кадровые процессы внутри были налажены, не стоит упускать их из виду. Важно помнить о том, что работников, которые занимаются учетом кадров, хотя бы изредка следует направлять на курсы кадрового делопроизводства, для повышения их квалификации. А также следует проводить плановый аудит процессов учета в области кадров. Это поможет поддерживать на должном уровне работу в данном направлении.